Devis et facture pour auto-entrepreneur gratuit sur Excel

Excel peut convenir au démarrage pour suivre quelques devis et factures, à condition de contrôler les mentions, la numérotation et les calculs. Ses limites apparaissent lorsque le volume augmente ou lorsque la facturation électronique devient applicable.

Peut-on vraiment faire ses devis et factures sur Excel gratuitement ?

Oui. Aujourd'hui, rien ne vous force à payer un logiciel. Un tableur comme Excel, Google Sheets ou LibreOffice permet d'éditer des devis et des factures valables.

La seule condition tient à la conformité. Votre document doit porter toutes les mentions légales et un numéro unique.

Le bémol arrive avec la facturation électronique. À compter de 2027, un fichier Excel envoyé par e-mail ne sera plus accepté entre professionnels.

Exemple concret : un graphiste qui édite 3 factures par mois peut démarrer avec un modèle de facture à télécharger. Il lui suffit de verrouiller ses formules de calcul HT et TTC pour éviter les erreurs.

Retenez donc qu'Excel dépanne bien au lancement, tant que vous maîtrisez la conformité de chaque document.

Quand la facture est-elle obligatoire pour un auto-entrepreneur ?

Entre deux professionnels, l'émission d'une facture est toujours obligatoire, quel que soit le montant. La règle protège les deux parties et sert de preuve comptable.

Face à un particulier, la facture n'est requise que dans quelques cas :

• à la demande du client
• pour une vente à distance
• pour une livraison intracommunautaire exonérée
• pour une prestation de services supérieure à 25 € TTC, selon les règles officielles de facturation

Attention : Une mention oubliée ou inexacte vous expose à une sanction administrative.

Exemple concret : une consultante qui accompagne surtout des entreprises facture systématiquement, même pour un audit ponctuel à 200 €. Dès qu'un particulier lui demande une note, elle l'établit sans discuter.

En clair, dans le doute, éditez toujours une facture, car vous restez couvert et votre comptabilité reste propre.

Quelles mentions obligatoires doit comporter votre facture ?

Une facture d'auto-entrepreneur suit une liste précise de mentions. Les oublier fragilise votre document et vous expose à des sanctions.

Bon à savoir : le numéro de TVA n'est pas requis pour les factures dont le montant est inférieur ou égal à 150 € HT. La mention "EI" est obligatoire sur vos factures.

Une facture émise ne se modifie jamais. Pour corriger une erreur, vous éditez une facture d'avoir et vous conservez chaque document 10 ans.

Exemple concret : un artisan menuisier vérifie sur chaque facture la présence du SIREN, de la mention "EI" et du numéro chronologique. Il s'appuie sur des exemples de facture micro-entrepreneur et sur la liste des mentions obligatoires sur une facture.

Ces mentions forment le socle d'une facture conforme, quel que soit l'outil utilisé.

Vos factures méritent d'être justes du premier coup.

Faut-il facturer la TVA sous le régime de la micro-entreprise ?

Tant que vous restez sous les seuils de la franchise en base, vous ne facturez pas de TVA. Jusqu'au 31 décembre 2026, vos factures portent la mention "TVA non applicable, article 293 B du CGI", puis "art. L. 233-3 du CIBS" à compter du 1er janvier 2027. L'ancienne référence reste tolérée jusqu'au 30 juin 2028.

Les seuils dépendent de votre activité et de deux niveaux. Le premier est celui de l'année précédente (N-1), le second est le seuil majoré de l'année en cours. Ces montants s'appliquent depuis le 1er janvier 2025 et restent en vigueur pour 2026.

Vous devenez redevable de la TVA dès le jour du dépassement du seuil majoré, au titre de la franchise en base de TVA.

Attention : indiquer de la TVA par erreur alors que vous êtes en franchise vous rend redevable de cette taxe. Elle est due du seul fait de sa facturation, sans droit à déduction.

Bon à savoir : À compter du 1er janvier 2027, la formulation à privilégier est "TVA non applicable, art. L. 233-3 du CIBS". La référence à l’article 293 B du CGI reste tolérée jusqu’au 30 juin 2028. Reprenez le libellé exact indiqué par les règles officielles de facturation au moment d'établir vos factures.

Exemple concret : un e-commerçant qui réalise 90 000 € de ventes reste en franchise, sous le seuil majoré de 93 500 €. S'il le dépasse en cours d'année, il facture la TVA à partir de ce jour précis.

La règle est donc de surveiller vos totaux chaque mois pour anticiper le passage à la TVA.

Le devis est-il obligatoire pour un auto-entrepreneur ?

Le devis n'est pas systématiquement obligatoire, mais dans certains secteurs le devis est obligatoire. Il sécurise aussi la relation client en fixant le prix et le périmètre à l'avance.

Attention : Ne pas remettre un devis obligatoire vous expose à une sanction.

Exemple concret : un artisan carreleur établit toujours un devis avant travaux, même pour un chantier de 400 €. Cette obligation vaut dans le bâtiment sans aucun seuil et le protège en cas de litige.

Un devis signé qui se change ensuite en facture, sans ressaisie, vous évite les erreurs de report et les oublis de mentions.

Excel ou logiciel de facturation gratuit pour vos devis et factures

Excel garde des atouts au démarrage, mais montre vite ses limites dès que le volume grimpe. Le tableau ci-dessous croise les principaux critères.

Bon à savoir : l'Urssaf met aussi à disposition un modèle de facturier de l'Urssaf, téléchargeable et utilisable librement, pratique pour un premier essai.

Exemple concret : une consultante qui passe de 3 à 20 factures par mois perd du temps à recopier ses devis sur Excel. Avec un logiciel de facturation gratuit, elle génère sa facture depuis le devis signé, sans ressaisie.

Comparez les offres avec ce guide sur le logiciel gratuit de devis et facture. Ce guide pour faire une facture conforme vous aide aussi à trancher selon votre volume.

Le bon repère est simple. Tant que votre activité reste réduite, Excel suffit, mais dès qu'elle décolle, un logiciel vous fait gagner du temps.

Votre modèle Excel restera-t-il conforme avec la facturation électronique ?

C'est le point qui change tout pour les fichiers Excel. La réforme de la facturation électronique impose un nouveau cadre entre professionnels et plus de 10 millions d'acteurs économiques sont concernés.

Le calendrier se déroule en deux temps :

1. Depuis le 1er septembre 2026, les entreprises assujetties à la TVA, y compris en franchise en base, doivent pouvoir recevoir des factures électroniques.
2. Au 1er septembre 2027, les micro-entreprises devront émettre leurs factures au format électronique.

Les micro-entrepreneurs en franchise en base de TVA sont bien concernés, sans exception. Une facture papier scannée, un PDF ordinaire ou un fichier Excel envoyé par e-mail n'est pas une facture électronique conforme.

Votre facture devra transiter par une Plateforme Agréée. Abby est justement une Plateforme Agréée, ce qui vous met en règle sans manipulation compliquée.

Exemple concret : un graphiste qui facture des agences devra, dès le 1er septembre 2027, émettre via une Plateforme Agréée. Son ancien modèle Excel envoyé par e-mail ne suffira plus, même bien rempli.

La conclusion pratique est claire. Excel vous accompagne aujourd'hui, mais pas au-delà de l'échéance 2027 entre professionnels.

Ce qu’il faut retenir

Faire ses devis et factures sur Excel reste gratuit et légal en 2026. Il faut simplement respecter les mentions obligatoires, la numérotation chronologique et les règles de TVA. Cette méthode convient bien au lancement d'une petite activité.

La bascule vers la facturation électronique change la donne. Dès le 1er septembre 2027, un simple fichier Excel envoyé par e-mail ne suffira plus entre professionnels. Le bon réflexe consiste à vérifier votre volume de factures et votre secteur, puis à choisir l'outil qui vous garde conforme.

Passez à des devis et factures conformes, gratuitement.