FACTURATION
Comment faire un devis sur Word ?
Faire un devis sur Word en 5 étapes : choisir un modèle, remplir vos informations, calculer le total et enregistrer en PDF, sans oublier les mentions utiles.
Selon l'activité que vous exercez en tant qu'indépendant, vous aurez sans doute besoin de faire des devis. Facile à dire, mais comment vous y prendre simplement et rapidement ?
Bonne nouvelle : Word propose des modèles de devis prêts à remplir. Dans ce guide, on vous explique comment faire un devis sur Word en quelques clics, et ce qu'il ne faut pas oublier d'y indiquer.
Étape 1 : ouvrez Word et créez un nouveau document
Pour commencer, ouvrez Word. Dans l'onglet Fichier, sélectionnez Nouveau : vous arrivez sur la page qui propose un document vierge et une sélection de modèles (Créer un document dans Word).
Étape 2 : sélectionnez un modèle de devis
Choisissez ensuite le modèle de devis qui vous convient. Un aperçu des modèles disponibles s'affiche directement sur cette page.
Aucun modèle de devis n'apparaît ? Pas de panique. Tapez « devis » dans la zone Rechercher des modèles en ligne, puis appuyez sur Entrée : tous les modèles de devis s'affichent. Il ne vous reste plus qu'à cliquer sur celui qui vous convient le mieux.
Le document créé est un fichier distinct : vos modifications ne touchent pas le modèle d'origine, que vous pourrez réutiliser pour vos prochains devis.
Étape 3 : personnalisez le devis
Remplissez les informations de base de votre devis. En haut du document, indiquez celles de votre entreprise :
- votre nom et le nom de votre entreprise ;
- votre adresse ;
- votre numéro SIRET (système d'identification du répertoire des établissements) ;
- votre numéro de téléphone et votre adresse e-mail.
La date et le numéro du devis sont aussi indispensables pour retrouver facilement vos documents. Vous pouvez les indiquer à droite, sans oublier les informations concernant votre client :
- son nom ;
- le nom de son entreprise, s'il ne s'agit pas d'un particulier ;
- son adresse postale ;
- son adresse e-mail et son numéro de téléphone ;
- sa référence client, si vous en utilisez une.
Étape 4 : remplissez le devis
On y est presque ! Ajoutez maintenant la liste des produits ou des services que vous proposez, avec pour chacun une description, la quantité et le prix unitaire.
Bon à savoir : si vous êtes redevable de la taxe sur la valeur ajoutée (TVA), indiquez le taux appliqué et les montants HT et TTC, ainsi que les frais de déplacement ou de livraison s'il y en a. Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, vous ne facturez pas de TVA.
Pour calculer le prix total, vous pouvez utiliser les formules de Word dans le tableau de votre modèle (Utiliser une formule dans un tableau Word). Placez-vous dans la cellule du total, puis, dans l'onglet Disposition du tableau, groupe Données, sélectionnez Formule et tapez =SOMME(AU-DESSUS). Attention : si vous modifiez ensuite une quantité ou un prix, le total ne se met pas à jour tout seul. Sélectionnez le tableau, puis appuyez sur F9 pour actualiser le calcul.
Par exemple, pour 3 jours de prestation à 300 € HT et 50 € HT de frais de déplacement, le total de votre devis s'élève à 950 € HT.
Vous pouvez aussi ajouter des informations supplémentaires que vous jugez utiles, comme :
- les conditions de paiement ;
- les délais de livraison ou d'exécution ;
- les garanties proposées ;
- la durée de validité de votre offre.
Bon à savoir : relisez bien votre devis avant de l'envoyer. Un devis est une offre de contrat : il vous engage dès que votre client l'accepte, erreurs de prix ou de quantité comprises.
Étape 5 : enregistrez votre devis
Pour finir, il ne vous reste plus qu'à enregistrer votre devis. Dans l'onglet Fichier, sélectionnez Enregistrer sous (ou Enregistrer une copie), puis choisissez l'emplacement de votre fichier.
Pour l'envoyer, enregistrez-le au format PDF : dans la liste Type de fichier, sélectionnez PDF (Enregistrer ou convertir au format PDF). Votre client ne pourra pas modifier le document, et la mise en page restera identique sur tous les écrans.
Vous pouvez ensuite l'envoyer par e-mail à votre client, ou l'imprimer et le lui remettre en main propre ou par courrier.
Créez vos devis plus vite avec Abby
Bravo ! Vous savez maintenant comment faire un devis sur Word. Mais il existe une solution plus efficace : Abby.
Avec Abby, vous créez vos devis en quelques clics et vous personnalisez leur apparence. Vos clients et vos prestations sont enregistrés une fois pour toutes, la numérotation est automatique, et toutes vos données sont centralisées au même endroit, plutôt qu'éparpillées dans des fichiers Word.
Une fois le devis accepté, vous pouvez le transformer en facture sans tout ressaisir. Avec les offres Pro et Business, votre client peut même signer votre devis en ligne.
Ce qu'il faut retenir
Faire un devis sur Word est simple : un modèle, vos informations, le détail de vos prestations, puis un enregistrement en PDF. Pensez seulement à vérifier vos calculs et à mettre à jour le total après chaque modification.
Si vous faites des devis régulièrement, un logiciel vous fera gagner du temps sur la numérotation, les calculs et le suivi de vos documents.
Questions fréquentes
Elles dépendent de votre secteur d'activité. Pour les travaux et dépannages dans le bâtiment, par exemple, le devis doit indiquer :
- la date de rédaction ;
- le nom et l'adresse de l'entreprise ;
- le nom du client et le lieu d'exécution ;
- la nature exacte des travaux ;
- le décompte détaillé de chaque prestation et produit, en quantité et en prix unitaire ;
- le taux horaire de main-d'œuvre et le mode de décompte du temps ;
- les frais de déplacement, s'il y en a ;
- la somme globale à payer HT et TTC, avec le taux de TVA ;
- la durée de validité de l'offre ;
- le caractère gratuit ou payant du devis, et son coût s'il est payant.
Si vous êtes artisan et que votre métier impose une assurance, comme l'assurance décennale, indiquez aussi les coordonnées de votre assureur et la couverture géographique de votre contrat. Le détail est expliqué dans notre guide pour faire votre premier devis.
Vous pouvez trouver des modèles de devis dans Word et les personnaliser, mais le choix reste limité. Nous avons réuni des modèles de devis gratuits pour auto-entrepreneur, ainsi qu'un modèle de devis Excel qui calcule les totaux pour vous.
Le devis se fait avant de conclure avec votre client, puisqu'il détaille la prestation et son prix. Il n'est pas obligatoire dans tous les cas, mais il l'est dans certains secteurs : travaux et dépannage dans le bâtiment, déménagement ou services à la personne dès 100 € TTC par mois, par exemple (Devis obligatoire : activités concernées). Si vous ne le remettez pas alors qu'il est obligatoire, vous risquez une amende administrative allant jusqu'à 3 000 € en tant qu'entrepreneur individuel.
Oui, comme tout devis. Il vous engage dès que votre client l'accepte. Votre client, lui, n'est engagé qu'à partir du moment où il le signe, par exemple avec la mention « bon pour accord ».
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