Facture acquittée : définition, mentions et modèle gratuit

Une facture acquittée est une facture classique complétée par la mention "acquittée" après réception du paiement intégral. Elle constitue une preuve de paiement reconnue juridiquement, utile pour vos archives comptables et la protection de vos droits.

Comment acquitter une facture concrètement ? Quelles mentions ajouter pour qu'elle ait une vraie valeur juridique ? Est-elle obligatoire ? Et que faire quand une facture reste impayée ?

Ce guide vous explique tout, pas à pas, avec un modèle à suivre.

Qu'est-ce qu'une facture acquittée ?

Une facture acquittée, c'est tout simplement une facture sur laquelle vous ajoutez la mention "acquittée" une fois le paiement reçu en totalité. Elle devient alors une preuve de paiement reconnue juridiquement.

Concrètement, votre client vous règle, et vous reprenez la facture d'origine pour y inscrire les informations qui confirment ce règlement. Pas besoin de créer un nouveau document : on complète celui qui existe déjà.

Prenons un exemple : vous réalisez une prestation de conseil à 500€ pour un client. Vous émettez votre facture. Votre client vous paie par virement. Vous reprenez alors cette même facture et vous y ajoutez la mention "acquittée", la date du paiement, le mode de règlement et votre signature. Votre client dispose maintenant d'un justificatif officiel de son paiement.

Facture acquittée vs facture classique : quelle différence ?

La distinction est simple :

• La facture classique demande un paiement.
• La facture acquittée confirme que ce paiement a bien été reçu.

C'est le même document, avec le même numéro. Vous ne créez pas une seconde facture.

Quand faut-il émettre une facture acquittée ?

Vous pouvez acquitter une facture dès que le paiement intégral est reçu et encaissé. En pratique, c'est particulièrement utile dans ces situations :

• Paiement en espèces : pas de trace bancaire automatique, donc la facture acquittée devient quasiment indispensable.
• Demande de votre client : il a besoin d'un justificatif pour sa comptabilité, un remboursement de frais ou un dossier de financement.
• Relations commerciales régulières : elle permet de savoir en un coup d'œil quelles factures sont réglées et lesquelles restent en attente.
• Prévention des litiges : en cas de désaccord futur, elle sert de preuve claire et incontestable.

À savoir : si votre client vous règle par virement bancaire, le relevé de compte constitue déjà une preuve de paiement. La facture acquittée vient la renforcer, mais elle n'est pas la seule option. En revanche, pour un paiement en espèces, elle est vraiment le meilleur réflexe à adopter.

Quelles sont les mentions obligatoires d'une facture acquittée ?

Pour qu'une facture acquittée soit valide, elle doit d'abord contenir toutes les mentions obligatoires d'une facture classique : identité du vendeur et de l'acheteur, numéro de facture, date, désignation des produits ou services, montants, etc. Si vous êtes auto-entrepreneur, consultez notre guide sur les règles de facturation en auto-entreprise pour un rappel complet.

Ensuite, vous ajoutez les éléments suivants :

• La mention "acquittée" (ou "payée") : clairement visible sur le document.
• La date de paiement : le jour exact où vous avez reçu le règlement.
• Le mode de paiement : virement, chèque, espèces, carte bancaire, prélèvement...
• La référence du paiement : numéro de chèque, référence de virement ou tout identifiant qui permet de retrouver la transaction.
• Votre cachet ou votre signature : pour authentifier le document.

Sans ces mentions, le document perd une partie de sa valeur probante. Elles permettent de relier de façon claire et traçable le paiement à la facture d'origine.

Pour retrouver la liste complète des mentions légales d'une facture, vous pouvez consulter le guide officiel de service-public.gouv.fr sur la facturation entre professionnels.

Comment faire une facture acquittée ?

Qui établit la facture acquittée ?

En principe, c'est le fournisseur qui acquitte la facture. C'est logique : c'est vous qui avez reçu l'argent, donc vous êtes le mieux placé pour le confirmer.

Votre client peut aussi apposer la mention "acquittée" sur sa propre copie, pour ses besoins comptables internes. Dans tous les cas, les deux parties ont intérêt à conserver une version acquittée du document.

Les étapes pour acquitter une facture

Voici la marche à suivre :

1. Vérifiez que le paiement est bien reçu et encaissé. Ne marquez jamais une facture comme acquittée avant d'avoir la certitude que les fonds sont sur votre compte.
2. Reprenez la facture d'origine. Le numéro reste le même, pas de nouveau document.
3. Ajoutez la mention "acquittée" de façon visible, en haut ou en bas du document.
4. Indiquez la date de paiement, le mode de règlement et la référence de la transaction.
5. Apposez votre cachet ou votre signature.
6. Envoyez un exemplaire à votre client et conservez-en un pour vos archives.

Avec un logiciel de facturation comme Abby, ces étapes se font en quelques clics. Vous sélectionnez la facture concernée, vous indiquez le paiement reçu, et le document est automatiquement mis à jour avec toutes les mentions nécessaires. Plus besoin de reprendre manuellement chaque facture.

À savoir : avec la réforme de la facturation électronique prévue en 2026, le suivi des paiements sera progressivement automatisé pour toutes les entreprises.

La facture acquittée est-elle obligatoire ?

Non. La facture acquittée n'est pas obligatoire en droit français. Aucun texte de loi ne vous impose de l'émettre. Vous pouvez tout à fait prouver un paiement par d'autres moyens : relevé bancaire, reçu, attestation de paiement...

Alors pourquoi s'en préoccuper ? Parce qu'elle reste fortement recommandée dans certaines situations :

• Paiement en espèces : sans trace bancaire, c'est le moyen le plus fiable de prouver le règlement.
• Demande de remboursement : les organismes de financement ou les employeurs exigent souvent une facture acquittée comme justificatif.
• Prévention des litiges : en cas de contestation, elle simplifie considérablement la preuve du paiement.

Valeur juridique de la facture acquittée

Même si elle n'est pas obligatoire, la facture acquittée a une réelle valeur juridique. Elle constitue un commencement de preuve par écrit au sens de l'article 1353 du Code civil. Concrètement, en cas de litige, vous pouvez la présenter devant un tribunal pour prouver que le paiement a bien eu lieu.

Sa valeur probante est d'autant plus forte lorsqu'elle porte votre signature ou votre cachet, la date précise du paiement et les références de la transaction. C'est pourquoi on vous recommande de toujours remplir ces informations avec soin.

À savoir : vous devez conserver vos factures (acquittées ou non) pendant 6 ans minimum au titre de vos obligations fiscales. Si vous êtes commerçant tenu à une comptabilité formelle, le Code de commerce porte ce délai à 10 ans pour les documents comptables. Le réflexe le plus simple : tout garder 10 ans, conformément aux délais de conservation des documents d'entreprise. Si vous êtes auto-entrepreneur face à la facturation électronique, cette règle reste la même.

Quel modèle de facture acquittée utiliser ?

Voici les éléments que doit contenir votre facture acquittée. Utilisez ce modèle comme guide pour vos propres documents.

En-tête (identique à la facture d'origine) :

• Nom ou raison sociale, adresse et SIRET du fournisseur
• Nom ou raison sociale et adresse du client
• Numéro de facture (le même que l'original)
• Date d'émission de la facture d'origine
• Désignation, quantité et prix des produits ou services
• Montant total HT, TVA (ou mention de franchise de TVA) et montant TTC

Mentions d'acquittement à ajouter :

• La mention "ACQUITTEE" en majuscules, bien visible
• La date de paiement : "Payée le date"
• Le mode de règlement : "Par virement / chèque / espèces / carte bancaire"
• La référence du paiement : "Réf. numéro de virement / numéro de chèque"
• Signature ou cachet du fournisseur

Plutôt que de gérer tout cela à la main, vous pouvez utiliser un logiciel de facturation qui automatise le processus. Avec Abby, il vous suffit d'enregistrer le paiement reçu pour que la facture soit automatiquement marquée comme acquittée avec toutes les mentions requises.

Que faire en cas de facture non acquittée ?

Une facture non acquittée, c'est tout simplement une facture qui n'a pas encore été payée. Pas de panique : c'est une situation courante, surtout quand on débute. Pour aller plus loin sur ce sujet, consultez notre article un client peut-il refuser de payer une facture ?. Voici comment réagir, étape par étape.

1. La relance amiable

Commencez par un rappel courtois. Un simple e-mail ou un appel téléphonique suffit souvent à débloquer la situation. Mentionnez le numéro de facture, le montant dû et la date d'échéance dépassée. Restez professionnel : dans la majorité des cas, il s'agit d'un simple oubli.

2. La lettre de relance formelle

Si le rappel ne donne rien, passez à une lettre de relance plus formelle. Précisez les pénalités de retard applicables et fixez un nouveau délai de paiement.

3. La mise en demeure

Toujours sans réponse ? Envoyez une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception. Ce document a une valeur juridique et constitue souvent un prérequis avant toute action en justice.

4. Le recours judiciaire

En dernier recours, vous pouvez engager une procédure judiciaire. Pour les créances inférieures à 5 000€, la procédure simplifiée de recouvrement par un commissaire de justice est une option accessible. Au-delà, une injonction de payer auprès du tribunal compétent est possible.

À savoir : les délais de prescription pour les créances commerciales sont de 5 ans entre professionnels et de 2 ans lorsque le débiteur est un consommateur. Pour en savoir plus, consultez le guide de service-public.gouv.fr sur les règles de facturation entre professionnels.

Pour conclure

La facture acquittée est un outil simple et efficace pour prouver un paiement. Même si elle n'est pas obligatoire, elle protège à la fois le fournisseur et le client en cas de litige. Pensez à l'utiliser systématiquement pour les paiements en espèces et chaque fois qu'un client vous en fait la demande.

Avec la réforme de la facturation électronique prévue en 2026, le suivi des paiements sera progressivement automatisé. En attendant, vous avez toutes les cartes en main pour gérer vos acquittements sereinement. Avec Abby, vous gérez vos factures, vos paiements et vos acquittements en quelques clics, le tout depuis une interface pensée pour les indépendants.