FACTURATION
Facture proforma traiteur : mentions, TVA et exemple chiffré
Facture proforma traiteur : mentions utiles, TVA à 10 %, 5,5 % ou 20 %, franchise en base et passage à la facture d'acompte, avec un exemple chiffré complet.
Ce guide vous explique comment rédiger une facture proforma service traiteur, quelles lignes y faire figurer et quel taux de TVA appliquer. Nous détaillons aussi le passage à la facture d'acompte puis à la facture définitive, avec des exemples chiffrés.
Qu'est-ce qu'une facture proforma pour un traiteur ?
Une facture proforma service traiteur est un document « pour la forme » qui reprend le contenu d'une future facture. La définition de la douane parle d'un document « non pris en compte dans la comptabilité des entreprises et ne correspondant à aucun paiement ».
C'est avant tout une pratique commerciale. Elle ne correspond à aucun paiement et ne remplace jamais la facture. Pour les règles générales, lisez notre guide complet de la facture proforma.
Côté orthographe, « pro forma » et « proforma » désignent le même document. Choisissez simplement celle que vous préférez.
Exemple concret : vous êtes traiteur en micro-entreprise et préparez un mariage de 80 couverts à 50 € par personne. Vous envoyez aux mariés une proforma de 4 000 € pour valider le budget. Tant que rien n'est signé ni payé, ce montant n'entre pas dans votre livre des recettes.
La proforma fixe donc le cadre avant tout engagement.
Dans quels cas un traiteur envoie-t-il une facture proforma ?
La proforma est un outil de confort. Vous l'envoyez quand votre client veut un document proche de la facture avant de s'engager.
- Mariage ou fête privée : la famille compare les budgets et valide le menu.
- Comité d'entreprise ou service achats : la proforma sert à la validation interne.
- Demande d'acompte : elle annonce le montant à verser avant l'événement.
- Client étranger : il s'appuie dessus pour organiser un paiement d'avance.
Exemple concret : une entreprise vous commande un buffet pour un séminaire de 40 personnes. Vous chiffrez 40 buffets à 30 € HT et 40 forfaits boissons sans alcool à 4 € HT, soit 1 360 € HT. Son service achats émet son bon de commande à partir de votre proforma.
Dans tous les cas, la proforma prépare la vente sans la constater.
Quelle différence entre devis, proforma et facture définitive ?
Ces trois documents se ressemblent mais n'ont pas le même rôle. Ce tableau les compare.
| Critère | Devis | Facture proforma | Facture définitive |
|---|---|---|---|
| Engagement | Formalise l'accord du client une fois signé | Présente une offre | Constate la vente réalisée |
| Comptabilité | Non enregistré | Non enregistrée | Enregistrée dans vos recettes |
| Numérotation | Référence interne libre | Référence distincte conseillée | Numéro unique, chronologique et continu |
| Paiement | Peut prévoir un acompte | Ne correspond à aucun paiement | Correspond au montant dû ou reçu |
Seule la facture porte un numéro unique, basé sur une séquence chronologique et continue. Quand le client accepte, vous pouvez transformer un devis en facture sans tout ressaisir.
Bon à savoir
Donnez à vos proformas une référence distincte de vos numéros de facture. Un refus du client ne crée ainsi aucun trou dans votre séquence. Retrouvez ces notions dans notre glossaire de la facturation.
Exemple concret : votre dernière facture porte le numéro F-2026-041. Sur trois proformas envoyées en octobre, une seule devient une commande. Sa facture prend le numéro F-2026-042, sans trou.
Retenez la règle : la proforma informe, la facture prouve la vente.
Que mettre sur une facture proforma de traiteur ?
Reprenez les éléments de la future facture pour la convertir facilement.
- Titre : « Facture proforma » bien visible en haut du document.
- Coordonnées : les vôtres (nom, adresse, SIREN) et celles du client.
- Dates : émission, événement et durée de validité de l'offre.
- Lignes détaillées : menu par couvert, boissons, personnel de service, location de vaisselle ou de matériel, livraison.
- Totaux : montant HT, TVA par taux et montant TTC.
- Conditions : acompte demandé et paiement du solde.
- Mention de prudence : « Document non enregistré en comptabilité, ne valant pas facture ».
Si vos lignes relèvent de plusieurs taux, indiquez le taux de TVA ligne par ligne, comme sur une facture.
Exemple concret : un traiteur en franchise chiffre 30 menus à 35 € et 5 heures de service à 25 € pour un anniversaire. Avec une livraison à 60 €, le total atteint 1 235 €, sans TVA. La proforma porte la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
Le point le plus délicat reste le taux de TVA.
Quel taux de TVA indiquer sur une proforma de traiteur ?
Le taux dépend d'abord de votre régime de TVA, puis de la nature de chaque prestation.
Si vous êtes en franchise en base de TVA
Les seuils de la franchise en base sont de 85 000 € pour les ventes, denrées à consommer sur place comprises. Ils sont de 37 500 € pour les services. Les seuils majorés atteignent 93 500 € et 41 250 €, inchangés en 2026.
En franchise, ni la facture ni la proforma ne portent de TVA. Indiquez « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». À compter du 1er janvier 2027, la mention devient « TVA non applicable, art. L. 233-3 du CIBS », et l'ancienne mention reste tolérée jusqu'au 30 juin 2028, selon la doctrine BOFiP du 7 octobre 2026.
Attention
Un traiteur cumule souvent repas et services. En activité mixte, respectez les deux conditions : 85 000 € au total et 37 500 € pour les services. Faites vérifier votre situation par un comptable.
Attention
En franchise, faire apparaître de la TVA sur une facture vous rend redevable de cette TVA (article 283-3 du CGI). Relisez votre modèle avant de convertir une proforma.
En franchise, la règle reste simple : aucune TVA, mais une mention obligatoire.
Si vous facturez la TVA
La doctrine fiscale sur les traiteurs fixe le taux de 10 % pour les ventes à consommer sur place, hors alcool. Ce taux couvre les réceptions privées ou professionnelles. Les taux réduits de TVA précisent les règles de la vente à emporter.
| Prestation sur la proforma | Taux de TVA en 2026 |
|---|---|
| Repas et boissons sans alcool servis sur place ou en réception | 10 % |
| Plats à emporter pour une consommation immédiate | 10 % |
| Plats cuisinés à emporter pouvant être conservés | 5,5 % |
| Boissons alcooliques | 20 % |
| Service à table, matériel, décoration, salle ou tente fournis avec le repas | 10 % |
| Voiturier, chauffeur, animation | À leur taux propre |
Les services annexes liés au repas suivent donc le taux de 10 %. Le voiturier, le chauffeur ou l'animation gardent leur taux propre.
Bon à savoir
Si un menu forfaitaire comprend des boissons alcooliques, le BOFiP impose de ventiler son prix pour isoler la part des boissons alcooliques, taxée à 20 %, selon une méthode économiquement rationnelle que vous devez pouvoir justifier.
Exemple concret : un traiteur micro-entrepreneur redevable de la TVA chiffre un mariage de 80 couverts (taux selon le BOFiP traiteurs).
| Ligne | Montant HT | Taux | TVA |
|---|---|---|---|
| Menu, 80 couverts à 42 € | 3 360 € | 10 % | 336 € |
| Vin, 40 bouteilles à 12 € | 480 € | 20 % | 96 € |
| Service à table, 4 serveurs | 600 € | 10 % | 60 € |
| Location de vaisselle | 240 € | 10 % | 24 € |
| Total | 4 680 € | 516 € |
Le total TTC atteint 5 196 €.
Une proforma bien ventilée devient ensuite une facture juste.
Comment passer de la proforma à la facture définitive ?
Pour un événement, les documents s'enchaînent dans cet ordre.
- Le client accepte la proforma et valide le menu.
- Vous faites signer un devis et demandez un acompte.
- Vous émettez une facture d'acompte dès réception du versement.
- Après l'événement, vous émettez la facture de solde, qui déduit l'acompte.
Quand vous recevez un acompte, émettez une facture d'acompte. D'après la fiche sur les mentions obligatoires d'une facture, la date de versement de l'acompte sert de date de la vente. Partez de notre modèle de facture d'acompte pour ne rien oublier.
Acompte ou arrhes avec un client particulier
La DGCCRF explique la différence entre acompte et arrhes : « A défaut de précision, les sommes versées à l'avance sont des arrhes. » Avec des arrhes, le client qui renonce les perd et, si vous renoncez à fournir la prestation, vous lui rendez le double des arrhes versées.
Écrivez donc « acompte » noir sur blanc sur le devis et la facture pour un engagement ferme.
Les mentions de la facture définitive
La fiche du ministère de l'Économie liste les mentions à reprendre. Pour un client professionnel, indiquez l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (article L441-10 du Code de commerce). Conservez ensuite vos factures pendant 10 ans (fiche Service-public sur les mentions obligatoires).
La facture à un particulier est obligatoire à partir de 25 € TTC, pour une prestation à domicile, ou si le client la demande (arrêté 83-50/A). En dehors de ces cas, établissez-la tout de même, car elle prouve le paiement. Sur une facture à un particulier, indiquez aussi les coordonnées de votre médiateur de la consommation.
Exemple concret : reprenons le mariage de 5 196 € TTC détaillé dans « Si vous facturez la TVA ». Les mariés versent un acompte de 30 %, soit 1 558,80 €, le 15 novembre. Vous émettez une facture d'acompte de 1 558,80 € datée du 15 novembre, puis une facture de solde de 3 637,20 € après le mariage.
Ainsi, chaque somme encaissée correspond à une facture.
La facture proforma est-elle concernée par la facturation électronique ?
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques, selon le calendrier de la facturation électronique. Les micro-entrepreneurs devront les émettre à partir du 1er septembre 2027.
L'obligation vise les factures entre entreprises, et les ventes aux particuliers passent par l'e-reporting (transmission des données de vente) à partir du 1er septembre 2027. Entre professionnels, au 1er septembre 2027, la facture définitive devra circuler au format électronique (Factur-X), et non plus seulement en PDF. Pour vous préparer, suivez nos étapes pour passer à la facturation électronique.
Bon à savoir
Abby est une plateforme agréée pour la facturation électronique.
Exemple concret : pour le séminaire de 40 personnes, vous envoyez la proforma de 1 360 € HT par courriel. Au 1er septembre 2027, la facture définitive de 1 496 € TTC devra passer par une plateforme agréée.
La proforma reste un outil de préparation, et c'est la facture définitive qui suit le nouveau format.
Ce qu'il faut retenir sur la facture proforma service traiteur
La facture proforma service traiteur vous aide à faire valider un budget, un menu ou un acompte sans toucher à votre comptabilité. Soignez la TVA ligne par ligne, ou la mention 293 B si vous êtes en franchise.
Enchaînez ensuite facture d'acompte et facture de solde, numérotées dans l'ordre. Si votre activité mêle ventes et services, faites vérifier vos seuils par un comptable.
Questions fréquentes
Non, elle présente une offre sans constater de vente ni de paiement. Pour sécuriser l'événement, faites signer un devis et demandez un acompte.
Non, la proforma n'est pas enregistrée en comptabilité et ne correspond à aucun paiement. Seules la facture d'acompte et la facture définitive entrent dans vos recettes.
Les deux orthographes désignent le même document. « Pro forma » vient du latin et signifie « pour la forme ».
Votre client peut verser un acompte après avoir reçu la proforma, mais ce versement donne lieu à une facture d'acompte (à partir de la formule Start sur Abby). La proforma, elle, ne correspond jamais à un paiement.
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