Glossaire de la facturation électronique : 51 termes expliqués

Vous n'avez pas à connaître la plateforme de votre client ni à lui demander une adresse email dédiée. L'identifiant de départ est son numéro SIREN, qui devient d'ailleurs une mention obligatoire de la facture. Si votre client a déclaré plusieurs adresses dans l'annuaire (par établissement avec le SIRET, ou par service avec un code de routage), il vous indique celle à utiliser.

Une fois que vous êtes soumis à l'émission, si le client n'a pas encore choisi de plateforme de réception, l'adressage est impossible : votre plateforme vous signale que la facture a été rejetée ou n'a pas pu être délivrée. Votre client est alors lui-même en défaut au regard de l'obligation de réception : prévenez-le pour qu'il choisisse sa plateforme, et gardez la trace de vos démarches.

Cette mention ne concerne que les livraisons de biens : une prestation de services n'a pas d'adresse de livraison à indiquer. Pour un artisan qui fournit du matériel sur un chantier, l'adresse du chantier est l'adresse de livraison si elle n'est pas celle du client.

Les quatre nouvelles mentions suivent le calendrier de l'émission électronique. Elles s'appliquent aux factures émises à partir du 1er septembre 2026 par les grandes entreprises et les ETI, et à partir du 1er septembre 2027 par les PME et les micro-entreprises. Rien n'empêche de les ajouter plus tôt. Le réflexe utile : renseigner l'adresse de chantier ou de livraison dès le devis, pour qu'elle suive jusqu'à la facture.

L'annuaire est mis à jour chaque jour à partir du répertoire Sirene de l'INSEE et des informations transmises par les plateformes. Votre SIREN y figure donc déjà ; ce qui s'y ajoute, par l'intermédiaire de votre Plateforme Agréée, c'est la plateforme qui reçoit vos factures et vos adresses de facturation. Pour les actualiser, la plateforme doit disposer de votre accord formel, daté et signé.

Tant qu'aucune plateforme de réception n'est associée à votre SIREN, un fournisseur ne peut pas vous adresser de facture électronique. Or l'obligation de réception vous impose justement de pouvoir les recevoir. Les textes prévoient plusieurs formes d'adresses (par établissement ou par service), mais une adresse principale, celle de votre SIREN, suffit à la plupart des indépendants. L'annuaire est consultable en ligne pour vérifier votre rattachement ou celui d'un client.

Lorsqu'une Plateforme Agréée propose des API standardisées, elle doit respecter la norme AFNOR XP Z12-013, qui les décrit. Si votre logiciel de facturation n'est pas lui-même une Plateforme Agréée, il doit se raccorder à une plateforme, par exemple par une API : il lui envoie vos factures, récupère celles de vos fournisseurs et rapatrie les changements de statut. Vous n'avez rien à programmer, l'éditeur s'en charge, mais la qualité de ce raccordement conditionne votre quotidien : délai d'apparition des factures reçues, fiabilité des statuts, gestion des rejets.

Une API sert aussi à brancher vos propres outils : une boutique en ligne qui crée une facture à chaque commande, un outil de prise de rendez-vous qui crée la fiche client. Abby propose des automatisations prêtes à l'emploi pour ces cas.

Le droit commercial impose de conserver dix ans les documents comptables et les pièces justificatives, dont les factures. Le droit fiscal impose de les conserver sous leur forme originale, six ans jusqu'ici ; à partir du 1er janvier 2027, ce délai passe à dix ans pour toutes les pièces dont le délai de conservation n'a pas encore expiré à cette date. Les deux délais sont donc alignés : retenez dix ans. Pour une facture au format Factur-X, cela veut dire conserver le fichier lui-même, avec ses données structurées, et non une simple impression.

L'obligation de conservation pèse sur vous. Vérifiez ce que votre plateforme prévoit pour l'accès à vos factures dans la durée, et exportez régulièrement une sauvegarde de vos factures émises et reçues, surtout si vous changez d'outil. En cas de changement de Plateforme Agréée, l'ancienne doit vous fournir sur demande, pendant un an, les informations utiles à la continuité de votre activité.

C'est le mot qui dit qui est concerné par la réforme. Elle s'applique aux assujettis établis en France, qu'ils soient redevables de la TVA ou non, sans seuil de chiffre d'affaires. Un auto-entrepreneur qui émet trois factures par an avec la mention « TVA non applicable, article 293 B du CGI » est concerné au même titre qu'une SAS.

Les opérations exonérées de TVA en application des articles 261 à 261 E du Code général des impôts (certains soins médicaux, certaines opérations d'enseignement, la location de logements nus, par exemple) ne donnent lieu ni à facture électronique ni à e-reporting. L'entreprise qui les réalise reste pourtant concernée comme acheteur : elle doit pouvoir recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs, par une Plateforme Agréée.

Le mécanisme sert dans les relations où le client connaît mieux que le fournisseur ce qui est à facturer, par exemple les courses réalisées ou les quantités livrées. Le fournisseur reste responsable de la facture : chaque facture n'est émise en son nom que sous réserve de son acceptation.

Avec la réforme, une facture autofacturée entre deux entreprises établies en France suit elle aussi le circuit des Plateformes Agréées. C'est l'un des cas d'usage décrits par la norme AFNOR XP Z12-014, que les plateformes doivent respecter. Point de vigilance : vous ne devez pas réémettre votre propre facture pour la même opération, sinon la même prestation est facturée deux fois.

Une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas. Quand elle a déjà été payée, toute correction ou annulation passe par un avoir. C'est un document à part entière : il porte son propre numéro, dans la même série que vos factures ou dans une série réservée aux avoirs, avec une numérotation chronologique et continue.

Tant que la facture n'est pas payée, une facture rectificative portant la mention « annule et remplace la facture n° … » est aussi possible. Le devis, lui, n'est pas concerné par la réforme : vous continuez de l'envoyer comme vous voulez.

Le classement se fait client par client, pas activité par activité. Une même entreprise peut relever des trois.

Le B2B international (client entreprise établi hors de France) ne relève pas de la facture électronique française : la vente entre dans l'e-reporting. Un client qui n'est pas assujetti à la TVA, comme une association sans activité économique, relève aussi de l'e-reporting, comme un particulier.

Ce calendrier est celui de la loi de finances pour 2024, qui a remplacé le calendrier initial, lequel faisait démarrer la réforme au 1er juillet 2024. La date qui vous concerne dépend de la catégorie de votre entreprise, pas de votre forme juridique ni de votre régime fiscal : une SARL de cinq salariés et un micro-entrepreneur suivent le même calendrier, celui du 1er septembre 2027.

Deux conséquences pratiques. Depuis septembre 2026, vos fournisseurs soumis à l'émission (grandes entreprises et ETI) vous adressent des factures électroniques : il vous faut une plateforme pour les recevoir. La réglementation n'interdit pas non plus d'émettre en électronique avant la date à laquelle l'émission électronique devient obligatoire pour vous ; vérifiez simplement que votre outil le permet déjà.

L'administration a besoin de cette information parce que la TVA n'est pas exigible au même moment selon ce que vous vendez : à la livraison pour les biens, à l'encaissement pour les services (sauf option pour les débits). C'est aussi ce qui détermine si des données de paiement sont à transmettre.

Une facture mixte (un artisan qui fournit et pose du matériel) relève de la catégorie « livraisons de biens et prestations de services ». Votre logiciel déduit en principe la catégorie du type de lignes facturées ; vérifiez que vos articles sont bien classés en produit ou en prestation. Comme les autres nouvelles mentions, elle s'applique aux factures des PME et micro-entreprises à partir du 1er septembre 2027.

Le Code de la commande publique impose la facture électronique aux fournisseurs du secteur public, et Chorus Pro en est la solution mutualisée. Elle gère les factures du secteur public (B2G), distinctes des factures entre entreprises de la réforme. Si vous facturez déjà des collectivités, rien ne change sur le fond.

Ce qui change, c'est le raccordement : les Plateformes Agréées doivent prouver leur interopérabilité avec la solution mutualisée du secteur public avant d'être immatriculées. À l'inverse, Chorus Pro ne sert pas de plateforme pour vos clients privés : un indépendant qui facture à la fois une commune et des entreprises a besoin d'une Plateforme Agréée.

Vous n'aurez jamais à choisir ce format vous-même. Il travaille en coulisses : les données cachées dans vos factures Factur-X sont écrites en CII, un format que toutes les plateformes savent lire.

Les Plateformes Agréées doivent pouvoir recevoir trois formats de base, UBL, CII et le format mixte (Factur-X), et transmettre dans au moins l'un d'eux, chacun dans le profil « EN16931 » ou dans l'extension française « EXTENDED-CTC-FR », conformément à la norme AFNOR XP Z12-012. Entre vous et votre plateforme, d'autres formats sont possibles : la plateforme d'émission se charge alors de la conversion.

Le SIREN identifie l'entreprise, le SIRET identifie un établissement. Pour aller plus fin, par exemple séparer le traitement des factures de plusieurs services, une entreprise peut créer des codes de routage. Une facture adressée avec le bon code arrive alors directement dans la bonne file de traitement.

Pour la quasi-totalité des indépendants, il n'y a aucun code de routage à créer : une adresse principale suffit. En revanche, quand vous facturez un grand compte, il peut vous demander d'utiliser un code de routage donné. Notez-le dans la fiche client, comme vous noteriez un numéro de bon de commande, sinon la facture risque d'arriver dans un service qui n'est pas le bon.

C'est l'un des vrais changements de la réforme pour un indépendant : vous savez ce que devient votre facture. Un PDF envoyé par email disparaît dans une boîte de réception ; une facture électronique porte des statuts. Le statut « encaissée » comprend les données de paiement des prestations de services.

La plateforme met à jour « dépôt » et « rejet ». Le destinataire pose le « refus », l'émetteur l'« encaissée ». Les spécifications externes de la DGFiP prévoient d'autres statuts facultatifs, comme la mise à disposition, la prise en charge ou l'approbation, que les plateformes peuvent proposer. Lisez vos statuts : un refus appelle une analyse de son motif, un rejet signifie que la facture n'est pas arrivée.

Les factures électroniques existent depuis longtemps en droit fiscal, à condition d'en garantir l'authenticité, l'intégrité et la lisibilité. La réforme va plus loin : entre entreprises établies en France, elle rend la facture électronique obligatoire, la fait transiter par des Plateformes Agréées et en extrait des données pour l'administration.

Il ne faut pas confondre facture dématérialisée et facture électronique. Un PDF est une facture dématérialisée ; il n'est pas une facture électronique au sens de la réforme, parce qu'il ne contient pas de données structurées et ne passe pas par une Plateforme Agréée.

C'est aussi elle qui reçoit vos déclarations de TVA et gère votre espace professionnel sur impots.gouv.fr. Dans la réforme, elle reçoit les données utiles de vos factures (montants, TVA, identifiants), transmises par votre plateforme dans les vingt-quatre heures du dépôt. Vos déclarations de TVA continuent, à la même périodicité ; ces données doivent permettre, à terme, de les pré-remplir.

Pour vous, la DGFiP est la source à consulter en cas de doute : la liste officielle des plateformes agréées, la foire aux questions de la réforme et un numéro dédié, le 0806 807 807 (service gratuit, prix de l'appel). Une plateforme qui se dit « agréée » sans figurer sur la liste officielle ne l'est pas.

Pour une prestation de services, la TVA est due au moment où le client paie, sauf option pour les débits. L'administration a donc besoin de savoir quand vous êtes payé, pas seulement quand vous facturez. En franchise en base, vous ne facturez pas de TVA, mais vous transmettez quand même vos encaissements : la franchise n'en dispense pas. Pour une facture électronique, ces données passent par le statut « encaissée » ; pour les autres ventes, par l'e-reporting.

Les textes prévoient une transmission tous les bimestres civils en franchise, une par mois au régime simplifié et au régime réel. Pour de la pure vente de biens, la TVA est exigible à la livraison : pas de données de paiement, sauf pour les acomptes, dont la TVA est exigible à l'encaissement.

Le mot apparaît dans la documentation officielle et chez les éditeurs pour distinguer nettement les deux parties de la réforme : e-invoicing pour les factures entre entreprises établies en France, e-reporting pour le reste (particuliers, étranger, paiements). Retenez l'opposition plutôt que le mot : dès qu'une vente relève de l'e-invoicing, une facture structurée transite par les plateformes ; dès qu'elle relève de l'e-reporting, ce sont des données qui sont transmises.

Dans les textes français, le terme officiel reste « facturation électronique » (article 289 bis du Code général des impôts). Les deux expressions sont interchangeables dans le langage courant.

L'e-reporting a deux parties. L'e-reporting de transaction porte sur vos ventes hors facture électronique : pour les particuliers, des données globalisées par jour et par taux de TVA, sans nom de client ; pour les clients étrangers, les données de chaque facture. L'e-reporting de paiement porte sur les encaissements des ventes dont la TVA est exigible à l'encaissement, principalement les prestations de services.

Le rythme dépend de votre régime de TVA. Données de transaction : tous les bimestres civils en franchise en base, une fois par mois au régime simplifié ou au réel normal trimestriel, trois fois par mois au réel normal mensuel. Données de paiement : tous les bimestres en franchise, une fois par mois sinon. Sans opération sur la période, rien n'est à transmettre. L'e-reporting ne remplace pas votre déclaration de TVA ; il démarre au 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.

Son intérêt est de ne rien changer à ce que vous voyez. Votre facture garde sa mise en page, votre logo, vos couleurs ; les données structurées sont à l'intérieur du fichier, invisibles à l'ouverture. Un client sans outil adapté peut lire le PDF ; une plateforme ou un logiciel comptable lit le XML et évite toute ressaisie.

Factur-X est une norme franco-allemande (elle s'appelle ZUGFeRD outre-Rhin), conforme à la norme européenne EN 16931. Elle existe en plusieurs niveaux de détail, des « profils » : entre plateformes, le XML doit suivre le profil « EN16931 » ou l'extension française « EXTENDED-CTC-FR ». Vous n'avez pas à choisir un profil : votre logiciel le fait.

L'acompte a une conséquence fiscale immédiate : la TVA est exigible à l'encaissement de l'acompte, pour les prestations de services comme pour les livraisons de biens. C'est pourquoi l'encaissement d'un acompte donne lieu à des données de paiement, même pour un vendeur de biens qui n'en transmet pas par ailleurs.

La facture de solde reprend ensuite le total de l'opération en déduisant l'acompte déjà facturé, avec la référence de la facture d'acompte. La facturation des acomptes fait partie des cas d'usage que les plateformes doivent traiter selon la norme AFNOR XP Z12-014 : utilisez le type de document prévu par votre logiciel plutôt qu'une facture libre.

Trois critères la distinguent d'un simple PDF : des données structurées lisibles par un logiciel (montants, TVA, identifiants, dates), un format normalisé (Factur-X, UBL ou CII) et un circuit de transmission contrôlé (les Plateformes Agréées, qui en extraient les données pour l'administration). Un PDF produit par un outil bureautique et envoyé par email ne remplit aucun des trois.

Ce que la réforme ne change pas : le contenu de fond de votre facture (vos prestations, vos prix, vos conditions), sa présentation visuelle si vous utilisez Factur-X, et vos obligations de numérotation et de conservation. Ce qu'elle ajoute : quatre mentions obligatoires, un circuit imposé et des statuts de suivi. L'obligation d'émettre en électronique concerne vos ventes à des entreprises établies en France ; vos ventes aux particuliers et à l'étranger relèvent de l'e-reporting.

Une fois émise, une facture ne peut plus être modifiée directement. Ce qui décide de la méthode, c'est le moment où l'erreur est constatée. Avant le paiement, une facture rectificative peut remplacer la facture erronée. Après le paiement, la facture ne peut plus être remplacée : toute correction passe par un avoir.

Ce que vous ne pouvez pas faire : refaire simplement la facture, avec le même numéro ou un autre, sans rattachement à la facture initiale. Cela crée une incohérence entre votre comptabilité et celle du client, et peut être sanctionné en cas de contrôle. Tout document qui modifie une facture et y fait référence de façon non équivoque est lui-même assimilé à une facture.

Le format hybride est un compromis utile aux petites entreprises. Un format purement structuré comme UBL ou CII n'est lisible qu'avec un outil ; un PDF seul n'est pas exploitable par une machine. L'hybride donne les deux : le client voit une facture, la plateforme lit des données.

Techniquement, le PDF est au format PDF/A-3, une variante conçue pour l'archivage qui permet d'y joindre des fichiers. Le XML embarqué suit la syntaxe CII. Les textes présentent le PDF comme la représentation lisible de la facture : c'est pourquoi il faut laisser son logiciel générer le fichier plutôt que de retoucher un PDF à la main, au risque de faire diverger le visuel et les données.

C'est ce qui distingue une facture électronique d'un PDF ordinaire : un socle minimum de données sous forme structurée. Sans structure, pas de lecture automatique, donc pas d'extraction des données pour l'administration ni de traitement sans ressaisie chez le client. Un PDF issu d'un traitement de texte, même parfaitement présenté, ne contient que du texte et des images.

Pour vous, l'exigence de structure se traduit par la qualité des informations saisies dans votre logiciel : un client avec son SIREN, des articles classés en biens ou en services, des taux de TVA corrects. Le logiciel se charge ensuite de produire le fichier. Une donnée obligatoire absente ou incohérente fait échouer les contrôles de la plateforme, ce qui donne un rejet.

Pour être immatriculé, l'opérateur doit prouver qu'il est en règle avec l'administration fiscale, que vos données sont sécurisées par des certifications reconnues et restent dans l'Union européenne, et qu'il sait échanger avec l'annuaire, l'administration et les autres plateformes. Il est ensuite audité régulièrement.

Pour vous, l'immatriculation est un critère simple, oui ou non : une plateforme figure sur la liste officielle ou elle n'y figure pas. L'administration a créé un logo « plateforme agréée » et un logo « solution compatible » ; vérifiez toujours la liste plutôt que le logo. Abby est immatriculée Plateforme Agréée.

C'est ce qui vous permet de choisir librement votre plateforme sans vous soucier de celle de vos clients. Le fournisseur dépose sa facture sur sa plateforme ; celle-ci consulte l'annuaire, trouve la plateforme du client et lui transmet la facture dans l'un des formats de base.

Les textes laissent deux voies aux plateformes pour s'échanger les flux : une convention d'interopérabilité bilatérale, ou l'adhésion à un protocole d'échange d'information en réseau. L'interopérabilité vaut aussi pour les statuts : le refus posé par le client vous revient même si vous n'êtes pas sur la même plateforme. Elle est testée avant l'immatriculation. Pour vous, un seul raccordement suffit, pas un par client.

Deux obligations distinctes se rejoignent ici. La première, antérieure à la réforme, vise à empêcher la dissimulation de recettes : le logiciel doit remplir des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données, attestées par un certificat ou par une attestation individuelle de l'éditeur. Les assujettis en franchise en base n'y sont pas soumis. La seconde, l'e-reporting, demande de transmettre les données des ventes aux particuliers, pour lesquelles il n'y a pas de facture électronique.

Pour un commerçant, le récapitulatif quotidien de la caisse est la source naturelle de l'e-reporting. Encore faut-il que ces totaux arrivent dans l'outil qui transmet : vérifiez si votre plateforme sait récupérer vos ventes ou s'il faut les reporter dans votre livre de recettes.

Le mandat ne transfère pas la responsabilité : vous restez tenu de vous assurer que la facture est émise et juste, même établie par un autre. D'où l'intérêt de fixer par avance, avec le mandataire, ce qu'il facture, à quel rythme et comment vous validez.

Ne confondez pas ce mandat avec l'accord formel que vous signez en désignant votre Plateforme Agréée pour la réception. Cet accord, daté et signé, l'autorise à actualiser vos adresses de facturation dans l'annuaire central ; la plateforme le numérote et le conserve. Elle doit aussi vérifier de façon fiable votre identité et votre qualité de représentant de l'entreprise, avec une authentification renforcée.

Elle concerne uniquement vos ventes à des entreprises assujetties établies en France. Vos factures aux particuliers, aux clients non assujettis et aux clients étrangers relèvent de l'e-reporting ; celles aux administrations passent par Chorus Pro. Une fois l'émission électronique obligatoire pour vous, ne pas la respecter est sanctionné par une amende de 50 euros par facture non émise sous forme électronique, plafonnée à 15 000 euros par année civile.

À la date de votre obligation, vous ne changez pas de métier : vous facturez les mêmes prestations, aux mêmes prix. Ce qui change, c'est que le fichier est structuré et que l'envoi passe par la plateforme au lieu de l'email. Si votre client n'a pas encore choisi de plateforme de réception, la facture ne peut pas lui être délivrée : c'est lui qui manque à son obligation de réception, et c'est à lui de désigner sa plateforme.

C'est la seule obligation de la réforme qui ne connaît pas de calendrier progressif selon la taille. Elle vise l'assujetti en tant qu'acheteur : une entreprise en franchise en base, ou qui ne réalise que des opérations exonérées, y est soumise dès lors que ses fournisseurs établis en France doivent lui facturer en électronique. L'image la plus juste est celle de la boîte aux lettres : on vous demande d'en avoir une à votre nom.

Une entreprise qui ne recourt pas à une Plateforme Agréée pour la réception reçoit une mise en demeure de s'y conformer dans les trois mois. Faute de régularisation, l'amende est de 500 euros, puis de 1 000 euros après une nouvelle mise en demeure de trois mois, et encore 1 000 euros après chaque période de trois mois sans régularisation.

La différence avec une Plateforme Agréée n'est pas technique mais réglementaire. Une solution compatible n'est pas immatriculée : elle ne peut ni transmettre les factures directement à l'administration, ni agir en intermédiaire officiel pour les données de transaction et de paiement. Elle passe par la plateforme à laquelle elle est raccordée.

L'administration a créé un logo « solution compatible », distinct du logo « plateforme agréée ». Si votre logiciel est une solution compatible, vous avez en pratique deux prestataires : lui, et la plateforme à laquelle il vous raccorde. Ce n'est pas un problème en soi, mais le fonctionnement dépend de la qualité du raccordement.

Trois conditions, toutes nécessaires : les deux parties sont assujetties, les deux sont établies en France, et l'opération n'est pas exonérée en application des articles 261 à 261 E du Code général des impôts. Une vente à un particulier n'est pas domestique au sens de la réforme (pas d'assujetti en face). Une vente à une entreprise allemande non plus (pas établie en France). Ces ventes sont déclarées en e-reporting.

La notion s'applique aussi à vos achats. La facture de votre fournisseur établi en France arrive en électronique dès qu'il est soumis à l'émission. Celle d'un fournisseur établi à l'étranger continue d'arriver comme aujourd'hui, mais certains de ces achats entreront dans votre e-reporting à partir de la date à laquelle l'émission électronique devient obligatoire pour vous.

L'exclusion vise l'opération, pas l'entreprise. Une infirmière libérale dont les soins sont exonérés n'émet pas de facture électronique pour ses consultations ; si elle vend aussi des produits soumis à la TVA, ces ventes suivent le droit commun. Comme tout assujetti, elle doit aussi pouvoir recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs.

Attention aux faux amis : la franchise en base n'est pas une exonération au sens de ces articles. Un micro-entrepreneur en franchise réalise des ventes normalement soumises à la TVA, simplement dispensées de TVA par son régime. Ses ventes sont pleinement dans le champ de la réforme.

L'option concerne les prestataires de services redevables de la TVA. Elle aligne la TVA sur la facturation plutôt que sur l'encaissement, au prix d'une avance de trésorerie quand les clients paient tard. Elle n'a pas d'objet pour une entreprise en franchise, qui ne facture pas de TVA.

Avec la réforme, la mention « Option pour le paiement de la taxe d'après les débits » fait partie des nouvelles mentions obligatoires, et figure aussi dans l'e-reporting de transaction. Son effet le plus concret : la TVA n'étant plus exigible à l'encaissement, ces ventes ne donnent pas lieu à des données de paiement.

C'est la confusion la plus répandue chez les indépendants : « je fais déjà mes factures en PDF, donc je suis prêt ». Non. Le PDF ne contient pas de données lisibles par un logiciel, ne transite pas par une Plateforme Agréée et n'alimente pas l'administration. Il reste valable jusqu'à la date à laquelle l'émission électronique devient obligatoire pour vous, puis seulement pour vos clients particuliers et étrangers, qui ne relèvent pas de la facture électronique.

Nuance utile : une plateforme peut accepter d'autres formats que les formats de base et se charger de la conversion. Dans ce cas, c'est la facture convertie qui circule, pas votre PDF. Si votre logiciel produit directement du Factur-X, la question ne se pose plus.

C'est la pièce centrale de la réforme, anciennement appelée « plateforme de dématérialisation partenaire ». Le numéro d'immatriculation, attribué pour trois ans renouvelables, suppose un dossier démontrant la conformité fiscale, la sécurité des données et l'interopérabilité. La liste officielle est publiée sur impots.gouv.fr : c'est le seul critère fiable.

Une plateforme enregistre vos adresses de facturation dans l'annuaire, reçoit les factures de vos fournisseurs, transmet les vôtres, gère les statuts et transmet votre e-reporting. Vous pouvez en changer à tout moment : la nouvelle plateforme met à jour l'annuaire dans un délai maximal de quinze jours ouvrables après l'accord de l'ancienne, qui continue d'assurer la gestion des statuts pendant un an. Abby est immatriculée Plateforme Agréée, et la mise en conformité y est incluse dans toutes les offres, y compris la gratuite.

Dans le schéma initial, chaque entreprise pouvait choisir entre une plateforme privée et le portail public pour émettre et recevoir ses factures. Ce choix a disparu : pour émettre, recevoir et transmettre son e-reporting, il faut passer par une Plateforme Agréée. L'État ne conserve que l'annuaire et la collecte des données.

Ne confondez pas ces outils avec Chorus Pro, la plateforme du secteur public, qui reste le circuit des factures adressées aux administrations. L'annuaire et la collecte des données sont invisibles pour vous : votre plateforme les utilise à chaque facture.

Tant que la TVA sur les services est exigible à l'encaissement, l'administration a besoin de la date et du montant réellement encaissés. Cette information n'existe que si votre outil sait qu'une facture a été payée. Le plus fiable est le rapprochement bancaire (votre logiciel connecté à votre compte) : il lit vos transactions et propose de les associer aux factures ouvertes, vous confirmez.

Sans connexion bancaire, vous pointez vos paiements à la main, ce qui reste faisable avec quelques factures par mois mais devient une source d'oubli au-delà. Un paiement partiel, un acompte, un virement groupé pour trois factures : autant de cas que la réconciliation doit traiter pour que les données de paiement soient justes.

Être redevable change trois choses dans la réforme. Vos factures portent de la TVA et vos données de facturation la détaillent par taux. Le rythme de votre e-reporting dépend de votre régime d'imposition au lieu du rythme bimestriel de la franchise. Et, pour vos prestations de services, vous pouvez opter pour la TVA d'après les débits, ce qui sort ces ventes des données de paiement.

Devenir redevable en cours d'année, après dépassement des seuils de la franchise, ne change rien à votre raccordement : la même plateforme applique la TVA sur vos factures suivantes. Pensez à mettre à jour votre situation dans l'outil. Vos déclarations de TVA, elles, continuent selon leur périodicité habituelle.

À la différence du rejet, le refus n'est pas une anomalie technique : c'est un statut du cycle de vie, transmis d'une plateforme à l'autre et à l'administration. Vous commencez par analyser le motif. Si le refus révèle une erreur, vous corrigez la situation et, si nécessaire, émettez une nouvelle facture par le circuit électronique, avec un nouveau numéro. Selon les cas, les effets de la facture refusée sont neutralisés dans vos propres traitements, le cas échéant par un avoir interne.

Si vous contestez le refus, ne créez pas automatiquement une nouvelle facture ou un avoir : instruisez le désaccord avec le client et gardez les éléments qui justifient votre position. Le statut « refus » ne tranche pas le différend ; il ne remplace ni la négociation, ni la médiation, ni le juge.

À la différence du refus, qui vient du client, le rejet vient des contrôles des plateformes. C'est un incident à corriger, pas une raison de suspendre votre facturation. Commencez par en identifier la cause. Si l'erreur vient de vous, corrigez la facture et retransmettez-la par le circuit électronique. Si la difficulté tient au routage ou aux données de réception, rapprochez-vous de votre plateforme ou de votre client.

Parmi les causes fréquentes : un SIREN client absent ou erroné, ou un client qui n'a pas encore choisi de plateforme de réception. Dans ce second cas, c'est le client qui doit désigner sa plateforme de réception. Gardez la trace du rejet, de sa cause et de vos démarches.

Ces montants sont ceux du Code général des impôts issus de la loi de finances pour 2026 (loi n° 2026-103 du 19 février 2026), en vigueur depuis le 21 février 2026. Ils ont remplacé des montants plus faibles que l'on trouve encore dans des documents anciens. Le plafond de 15 000 euros s'applique séparément aux factures, aux données de transaction et aux données de paiement.

Une première infraction commise au cours de l'année civile et des trois années précédentes n'est pas sanctionnée si elle est réparée spontanément ou dans les trente jours suivant une première demande de l'administration.

Chaque SIREN est concerné individuellement. Si vous avez une micro-entreprise et une société, ce sont deux entreprises distinctes dans l'annuaire, chacune avec sa plateforme de réception. À l'intérieur d'une entreprise, le SIRET et le code de routage servent à orienter la facture vers le bon établissement ou le bon service.

Le réflexe à prendre : renseigner le SIREN de chaque client professionnel dans sa fiche. C'est souvent la seule des nouvelles mentions qui demande une information que vous n'avez pas encore, et son absence fait échouer l'adressage. Le numéro se trouve sur les devis et factures de votre client ou dans l'annuaire des entreprises publié par l'État.

Le mot « conforme » n'a pas de définition légale, ce qui autorise tous les discours commerciaux. Deux questions permettent de trancher. Le logiciel figure-t-il sur la liste des plateformes agréées publiée par l'administration fiscale ? Si oui, il assure lui-même la transmission. Sinon, à quelle Plateforme Agréée est-il raccordé, et ce raccordement couvre-t-il l'émission, la réception et l'e-reporting ? L'administration a créé un logo « solution compatible » pour les outils raccordés.

Un tableur, un traitement de texte ou un modèle de facture téléchargé ne sont pas des solutions conformes : ils ne produisent ni données structurées ni transmission. Pour un indépendant, le plus simple reste un outil qui est lui-même Plateforme Agréée.

Chaque acteur alimente une partie des statuts. La plateforme met à jour « dépôt », quand elle accepte la facture de l'émetteur, et « rejet », quand le format ou les contrôles ne sont pas conformes. Le destinataire pose le « refus ». L'émetteur pose « encaissée » pour les opérations soumises aux données de paiement, en général à partir de son rapprochement bancaire.

Le statut n'est pas qu'un confort de suivi. « Encaissée » porte les données de paiement des prestations de services. Un refus appelle l'analyse de son motif. Un rejet signifie que la facture doit être corrigée et transmise de nouveau. Lire ses statuts, c'est savoir quoi faire sans attendre un email du client.

Les seuils : micro-entreprise, moins de 10 salariés et chiffre d'affaires ou total de bilan n'excédant pas 2 millions d'euros ; PME, moins de 250 salariés et chiffre d'affaires n'excédant pas 50 millions ou total de bilan n'excédant pas 43 millions ; ETI, moins de 5 000 salariés et chiffre d'affaires n'excédant pas 1,5 milliard ou total de bilan n'excédant pas 2 milliards ; grande entreprise au-delà. Micro-entreprises et PME émettent à partir du 1er septembre 2027, ETI et grandes entreprises depuis le 1er septembre 2026.

Attention au faux ami : la « micro-entreprise » de ce décret n'a rien à voir avec le régime du micro-entrepreneur. Une SARL de 8 salariés peut être une micro-entreprise au sens de la réforme. La forme juridique n'entre pas en compte : SAS, SARL, EI et micro-entrepreneur suivent le calendrier de leur catégorie.

Pour les particuliers et les autres clients non assujettis, les données sont globalisées par jour, sans nom de client : catégorie de transaction, base hors taxe et TVA par taux, date. Pour les clients assujettis établis à l'étranger, ce sont les données de chaque facture. Le rythme suit votre régime : tous les bimestres civils en franchise, une fois par mois au régime simplifié ou au réel normal trimestriel, trois fois par mois au réel normal mensuel.

Vous ne changez pas votre façon de vendre : vous continuez de remettre une note ou un ticket au particulier, une facture au client étranger. Ce qui change, c'est que ces données doivent arriver dans votre plateforme, par saisie dans votre livre de recettes ou par synchronisation de vos encaissements. En l'absence de transaction sur la période, aucune transmission n'est requise.

UBL et CII sont deux syntaxes différentes pour exprimer le même modèle de données, celui de la norme EN 16931. Les Plateformes Agréées doivent savoir recevoir l'une comme l'autre, et la plateforme du destinataire met la facture au format dont son client a besoin. Le choix entre les deux relève de l'éditeur, pas de vous.

Vous rencontrerez surtout UBL dans les échanges avec des entreprises étrangères. Une facture UBL reçue s'affiche dans votre logiciel sous une forme lisible, avec ses données déjà extraites ; le fichier brut, lui, ressemble à du code.

Quand vous facturez une entreprise d'un autre pays de l'Union européenne, la vente relève en France de l'e-reporting à partir de la date à laquelle l'émission électronique devient obligatoire pour vous (1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises). Avec ViDA, ces ventes devront être facturées au format électronique conforme à la norme européenne EN 16931, dans les dix jours suivant le fait générateur et déclarées à l'administration par voie numérique.

ViDA conforte aussi la réforme française : un État membre peut désormais imposer la facture électronique sur les ventes réalisées sur son territoire sans demander d'autorisation à Bruxelles. Les systèmes nationaux existants, comme le système français, devront converger vers le cadre européen d'ici 2035.