Facture consultant RH : comment facturer vos prestations ?

Vous venez de décrocher votre première mission en tant que consultant RH indépendant, et il faut maintenant envoyer la facture. Mais combien facturer ? Quelles mentions sont obligatoires ? Et cette histoire de facturation électronique, ça vous concerne ?

Dans ce guide, on vous donne tout ce qu’il faut pour facturer vos missions RH sans vous prendre la tête : un modèle prêt à l’emploi, les mentions obligatoires, les tarifs pratiqués, la bonne mention de TVA et ce qui change avec la facturation électronique.

À quoi sert une facture de consultant RH ?

Une facture, c'est un document comptable et juridique qui atteste de la prestation que vous avez réalisée pour votre client. Elle remplit trois rôles à la fois : elle déclenche l'obligation de paiement, elle sert de justificatif pour votre comptabilité comme pour celle de votre client, et elle fait foi en cas de contrôle fiscal ou de litige.

Dès que vous exercez comme consultant RH indépendant, que ce soit en micro-entreprise, en entreprise individuelle ou en société, vous devez émettre une facture pour chaque prestation que vous réalisez auprès d'un client professionnel. Et ce, dès le premier euro : c'est l'article L441-9 du Code de commerce qui l'impose.

Modèle de facture pour un consultant RH

Voici un modèle de facture conforme pour consultant RH, avec les principales mentions obligatoires. Vous pouvez reprendre cette grille telle quelle et l’adapter en fonction de votre mission, votre client et votre régime de TVA :

FACTURE N° FACT-2026-014

Si votre client est un particulier ou que vous êtes en franchise de TVA, remplacez les deux lignes TVA par la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » et le total TTC devient identique au total HT.

Quelles sont les mentions obligatoires sur une facture de consultant RH ?

Les mentions obligatoires d’une facture sont notamment fixées par l’article L441-9 du Code de commerce et l’article 242 nonies A de l’annexe II au CGI. Les règles sont les mêmes pour les consultants RH que pour les autres prestataires de services.

Une mention obligatoire manquante ou inexacte peut entraîner une amende de 15 € par mention, dans la limite de 25 % du montant de la facture. Par exemple, quatre mentions oubliées sur une facture de 2 000 € peuvent représenter 60 € d’amende.

Identifier la facture

Ces premières mentions permettent de retrouver chaque facture et d’assurer une numérotation sans trou ni doublon :

• La mention « Facture »
• Un numéro unique, attribué selon une séquence chronologique et continue
• La date d’émission
• La date de la prestation ou la période concernée, lorsqu’elle diffère de la date d’émission

Vous identifier

Votre client doit pouvoir identifier sans ambiguïté qui lui facture la prestation. Indiquez :

• Votre nom et prénom, ou votre dénomination sociale
• L'adresse de votre siège
• Votre numéro SIRET
• La mention « EI » si vous exercez en entreprise individuelle
• Si vous exercez en société (SASU, EURL, SARL…) : la forme juridique, le montant du capital social, ainsi que la ville et le numéro d'immatriculation au RCS

Identifier votre client

La facture doit également permettre d’identifier le professionnel à qui vous facturez votre prestation. Précisez :

• Sa dénomination sociale
• Son adresse de facturation
• Le numéro du bon de commande, lorsqu’il en a préalablement établi un

Détailler la prestation RH

Votre client doit pouvoir comprendre ce qu’il paie à la seule lecture de la facture. Indiquez :

• La nature de la prestation réalisée (prestation de services, vente ou mixte)
• La quantité facturée (nombre de jours, d’heures ou forfait)
• Le prix unitaire HT
• Les éventuelles remises
• Le total HT

Par exemple, préférez « Audit des pratiques de recrutement , 4 jours » à une simple mention « Conseil RH » ou « Mission de recrutement ».

Traiter la TVA

Les mentions à faire figurer sur votre facture dépendent de votre régime de TVA.

Si vous êtes redevable de la TVA :

• Votre numéro de TVA intracommunautaire
• Le taux de TVA applicable à la prestation
• Le montant de TVA correspondant
• Le total TTC

Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA :

• La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »

Préciser les conditions de paiement

Enfin, votre facture doit encadrer les modalités de règlement. Indiquez :

• La date d’échéance ou le délai de paiement
• Les conditions d’escompte en cas de paiement anticipé
• Le taux des pénalités de retard applicables
• L’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement

Combien facturer en tant que consultant RH ?

Il n’existe pas de tarif imposé pour les consultants RH indépendants : vous fixez librement vos honoraires. Le TJM reste le mode de facturation le plus courant pour les missions de conseil. Voici quelques repères pour vous situer.

Quel TJM pour un consultant RH ?

Le taux journalier moyen (TJM) correspond à ce que vous facturez pour une journée de travail. Voici les tarifs observés sur le marché du conseil RH, selon votre niveau d'expérience :

Ces fourchettes varient selon trois facteurs principaux :

• La spécialisation : Un DRH externalisé ou un consultant en transformation organisationnelle se situe dans le haut de la fourchette. Un profil généraliste, au milieu.
• La localisation : Les missions en Île-de-France se facturent en moyenne 15 à 25 % plus cher que dans les autres régions.
• Le canal : Passer par une plateforme d'intermédiation ou un cabinet réduit votre marge, ce que certains freelances compensent en affichant un TJM plus élevé.

En taux horaire, cela donne environ 40 à 170 € HT de l'heure selon le profil, sachant qu'une journée facturable représente 7 heures.

Comment calculer votre propre TJM ?

Partez de votre objectif de revenu, pas uniquement des tarifs des autres. Mais confrontez toujours le résultat à la réalité du marché. Le calcul de base : (Revenu net annuel souhaité + charges + cotisations) ÷ nombre de jours facturables = votre TJM plancher.

Un point que beaucoup d'indépendants découvrent trop tard : sur 220 jours ouvrés, vous n'en facturerez pas 220. Entre la prospection, l'administratif, la formation et les congés, comptez 130 à 160 jours facturables sur une année pleine.

Par exemple : si vous visez 40 000 € net par an, que vos charges et cotisations représentent 20 000 €, et que vous tablez sur 140 jours facturables, votre TJM plancher est de (40 000 + 20 000) ÷ 140 = 429 € HT.

Reste à vérifier que ce tarif est cohérent avec votre profil. Un consultant junior qui vise 429 € par jour se situe déjà dans le bas de la fourchette des profils confirmés : le marché risque donc de rendre l’objectif difficile à atteindre.

Si votre TJM plancher est trop élevé par rapport aux tarifs de votre profil, vous avez deux leviers principaux : augmenter le nombre de jours facturables ou développer une spécialisation qui vous permet de mieux valoriser votre expertise.

Quel mode de facturation choisir en tant que consultant RH ?

Trois modes coexistent sur le marché du conseil RH. Vous pouvez adapter votre mode de facturation selon la nature et la durée de vos missions.

La facturation au forfait

Un prix fixe pour une mission définie à l'avance. Par exemple : 2 500 € HT pour un audit des processus de recrutement d'une PME.

Ce mode fonctionne bien quand le périmètre est clair et délimité, quand votre client veut connaître son budget avant de s'engager, et quand vous avez déjà réalisé ce type de mission assez souvent pour estimer le temps nécessaire.

L'avantage ? Une lisibilité totale pour le client, et une marge qui augmente à mesure que vous gagnez en efficacité. Le risque : si la mission dépasse le périmètre prévu, vous travaillez à perte. Précisez toujours dans votre devis ce qui est inclus, et ce qui fera l'objet d'un avenant.

La facturation au temps passé

Vous facturez au taux journalier moyen (TJM) ou au taux horaire, en fonction du temps réellement consacré à la mission.

Ce mode est adapté aux missions dont la durée est difficile à estimer : accompagnement au changement, recrutements multiples, conseil récurrent.

Il vous protège des dérives de périmètre, mais demande un suivi rigoureux du temps passé, que votre client pourra vous demander de justifier.

La facturation à la performance

Ce mode de facturation est plus rare, sauf en recrutement. Votre rémunération est liée au résultat obtenu. Par exemple : vous touchez un pourcentage du salaire annuel brut du candidat recruté, généralement entre 15 et 25 %.

La facturation à la performance aligne vos intérêts avec ceux du client, mais vous supportez une grande partie du risque. Si les résultats ne sont pas au RDV, votre rémunération chute. Pour vous protéger, négociez un acompte à la signature ou un minimum garanti.

La facture d'acompte

Sur une mission longue ou un montant important, la facture d'acompte vous permet de demander une partie du règlement avant ou pendant la prestation. Réclamer 30 % à la signature est une pratique courante en conseil.

La facture d'acompte suit les mêmes règles qu’une facture classique : numéro unique, mentions obligatoires et TVA le cas échéant. À la fin de la mission, vous émettez une facture de solde qui reprend le montant total et déduit les acomptes déjà versés.

Comment gérer la TVA quand on est consultant RH ?

La TVA paraît compliquée au démarrage, mais le principe est assez simple : tout dépend de votre chiffre d’affaires et de votre régime de TVA. Voici les règles à connaître :

La franchise en base de TVA

Tant que votre chiffre d'affaires annuel ne dépasse pas certains seuils, vous ne facturez pas la TVA, vous ne la reversez pas à l'État, et vous ne la récupérez pas sur vos achats professionnels. C'est ce qu'on appelle la franchise en base de TVA.

Pour les prestations de services comme le conseil RH, les seuils 2026 sont :

• 37 500 € (seuil de base)
• 41 250 € (seuil majoré)

Sous 37 500 €, vous facturez sans TVA. Chaque facture doit alors porter la mention : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».

Ce qui se passe si vous dépassez les seuils

Le seuil de 37 500 € ne vous fait donc pas basculer automatiquement à la TVA. Si vous le dépassez sans franchir 41 250 €, vous conservez la franchise pour le reste de l’année, mais vous perdez le bénéfice du régime au 1er janvier suivant.

En revanche, si votre chiffre d’affaires dépasse 41 250 €, la TVA devient due dès le premier jour au cours duquel vous franchissez ce seuil. C’est pourquoi il est important de suivre votre chiffre d’affaires au fil de l’année, pas juste au moment de votre déclaration.

Une fois redevable de la TVA, vous appliquez le taux normal de 20 % à vos prestations de conseil RH. Vos factures doivent alors faire apparaître le taux applicable, le montant de TVA, le total TTC et votre numéro de TVA intracommunautaire.

Le cas particulier de la formation professionnelle

Si vous proposez aussi de la formation professionnelle continue, vos prestations de formation peuvent être exonérées de TVA, indépendamment de vos seuils de chiffre d’affaires. Cette exonération, prévue par l’article 261-4-4° a du CGI, nécessite d’être déclaré comme organisme de formation et d’obtenir une attestation d’exonération auprès de la DREETS.

L’exonération concerne uniquement les actions de formation éligibles. Son intérêt apparaît surtout une fois assujetti à la TVA : vous pouvez alors facturer vos missions de conseil avec 20 % de TVA tout en facturant vos formations sans TVA. Sur une même facture, distinguez chaque prestation et indiquez le traitement de TVA qui lui correspond.

Comment créer une facture de consultant RH ?

Créer une facture de consultant RH ne demande que quelques minutes si vous avez les bonnes informations sous la main. Voici les étapes à suivre :

1. Renseignez les informations de votre client. Indiquez sa dénomination sociale, son adresse de facturation, son numéro SIREN et, le cas échéant, le numéro du bon de commande.
2. Attribuez un numéro à la facture. La numérotation doit être unique, chronologique et continue : FACT-2026-001, FACT-2026-002, etc. Le format est libre, mais vous devez conserver le même système de numérotation.
3. Décrivez précisément votre prestation. Indiquez la nature de la mission, la période concernée et, si nécessaire, les livrables. Évitez les libellés trop vagues comme « Conseil RH ».
4. Indiquez la quantité et le prix. Précisez le nombre de jours ou d’heures, le prix unitaire HT et le montant correspondant. Par exemple : 5 jours × 500 € HT = 2 500 € HT.
5. Appliquez le bon traitement de TVA. Si vous êtes redevable, indiquez le taux et le montant de TVA. Si vous bénéficiez de la franchise en base, ajoutez la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
6. Calculez les totaux. Faites apparaître le total HT, le montant de TVA et le total TTC lorsque vous facturez la TVA.
7. Précisez les conditions de paiement. Indiquez la date d’échéance, les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
8. Envoyez la facture. À partir du 1er septembre 2027, les micro-entreprises et PME devront transmettre leurs factures B2B par voie électronique via une plateforme agréée.

Facturation électronique : qu'est-ce qui change pour les consultants RH ?

La réforme de la facturation électronique concerne toutes les entreprises françaises, y compris les micro-entrepreneurs et les autoentrepreneurs. Elle se déploie en deux temps.

• Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques. Concrètement, cela veut dire être raccordé à une plateforme agréée (PA) par l'administration fiscale.
• À partir du 1er septembre 2027, l'obligation d'émettre au format électronique s'appliquera aux PME et aux micro-entreprises. Vos factures B2B devront transiter par une plateforme agréée comme Abby, dans un format structuré (Factur-X, UBL ou CII).

Les nouvelles mentions à prévoir

Quand l'obligation d'émission vous concernera, quatre nouvelles mentions obligatoires s'ajouteront à votre facture :

• Le numéro SIREN du client
• L'adresse de livraison, si elle diffère de l'adresse de facturation
• La nature de l'opération : livraison de biens, prestation de services, ou les deux
• L'option pour le paiement de la TVA d'après les débits, si vous l'avez retenue

Pour un consultant RH, la troisième mention sera systématiquement « prestation de services ».

Facturez vos missions RH sans y passer vos soirées

Entre les mentions obligatoires, la numérotation, le suivi du seuil de TVA et la réforme de la facturation électronique, l’administratif finit par grignoter le temps que vous devriez passer sur vos missions. C'est exactement ce que notre logiciel de facturation prend en charge.

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