Facture de solde : définition, mentions obligatoires et méthode pour la créer

Vous entendez parler de facture de solde (ou de facture finale) mais vous ne savez pas vraiment ce que c'est ? Ou vous ne savez pas comment en émettre une ? Pas de panique : on est là pour vous aider. Dans cet article, on vous explique tout ce dont vous avez besoin pour comprendre le fonctionnement, ainsi que les modalités de ce type de facture. Vous verrez, c'est plutôt facile.

Facture de solde : qu'est-ce que c'est ?

La définition de la facture de solde est la suivante :

Il s'agit d'une facture finale récapitulant les prestations de services et/ou de vente de marchandises réalisées.

Elle clôt une commande (vente ou prestation de service), en récapitulant l'ensemble des informations portant sur celle-ci : le détail des prestations effectuées, le montant total à régler, mais aussi le montant des acomptes versés en amont.

Quand faire une facture de solde ?

La facture de solde est émise lorsque toutes les livraisons (ou les travaux) ont été achevés.

Cette facture est généralement la dernière qui est éditée. Elle permet de clôturer une commande. Il s'agit, en effet, de la facture définitive, celle du dernier règlement de la vente ou de la prestation de services.

Quelle différence entre la facture de solde et la facture d'acompte ?

Ces deux types de factures sont très courantes, mais elles interviennent à différents moments de la prestation :

• La facture d'acompte : elle est émise avant la prestation de services ou de vente de marchandise. Elle permet de demander un paiement partiel à l'avance.
• La facture de solde : elle est émise après la prestation complète. Elle permet de réclamer le paiement du montant total dû, en soustrayant tout acompte déjà payé.

Pourquoi émettre une facture de solde ?

Si l'un de vos clients vous demande une facture de solde (ou une « facture finale »), pas de panique : c'est dans votre intérêt !

En effet, grâce à cette facture, vous pouvez formaliser l'ensemble des transactions financières avec votre client.

Cela vous permet ainsi de clarifier vos conditions de paiement, tout en facilitant le suivi des paiements pour votre comptabilité. Vous pouvez aussi, plus facilement, repérer un éventuel oubli et/ou d'autres erreurs dans votre facturation.

Entre professionnels, une facture doit d'ailleurs être émise pour chaque vente ou prestation de services ; pour un client particulier, elle est obligatoire pour une prestation de services de plus de 25 € toutes taxes comprises (TTC), ou si le client la demande. N'hésitez donc pas à établir une facture de solde, de façon systématique, pour vous assurer une facturation 100 % conforme !

À lire aussi : combien de temps garder vos factures.

Comment faire une facture finale ?

Pour émettre une facture finale, également appelée facture de solde, vous devez respecter un certain formalisme pour rester en règle avec l'administration fiscale.

Tout d'abord, vous devez faire figurer sur la facture de solde les mentions obligatoires habituelles, propres à toutes les factures. En voici quelques-unes :

• Nom et adresse de votre client ; s'il s'agit d'une entreprise, son numéro SIREN (système d'identification du répertoire des entreprises) devient obligatoire avec la facturation électronique, à partir du 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises
• Nom, adresse et numéro SIREN de votre entreprise (micro-entreprise ou autre) ; en entreprise individuelle, votre nom est suivi de la mention « EI » ou « Entrepreneur individuel »
• Numéro de facture, unique et issu d'une séquence chronologique continue
• Numéro du bon de commande (obligatoire s'il a été préalablement émis)
• Date d'émission de la facture
• Date de la prestation
• Nature de la prestation (désignation exacte)
• Quantité
• Prix unitaire hors taxes (HT)
• Réductions éventuelles (rabais, remises, ristournes)
• Total HT
• Taux de TVA et montant de la TVA
• Montant de la facture TTC
• Informations sur les conditions de paiement (date de règlement, taux des pénalités de retard et, pour un client professionnel, indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement)
• Si vous êtes en franchise en base de TVA : la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » (Code général des impôts)

En plus, vous devez récapituler l'ensemble des factures et des transactions en lien avec la commande (factures d'acompte, factures intermédiaires, etc.). Pensez à préciser tous les numéros, les montants et les différentes dates des factures associées.

Vous devez également préciser, sur votre facture de solde, la date à laquelle le paiement doit intervenir :

• à une date précise ;
• ou à réception de la facture.

En cas de paiement anticipé, indiquez les conditions d'escompte applicables, ou la mention « Escompte pour paiement anticipé : néant » si vous n'en accordez pas.

Conseil : utilisez un logiciel de facturation

Pour facturer dans les règles de l'art, rien de mieux qu'un logiciel de facturation ! En effet, sur ce type de logiciel ou application, vous pouvez facilement générer des factures préremplies qui reprennent l'ensemble des transactions portant sur une même commande.

Ainsi, aucun risque de vous tromper : il vous suffit de vérifier les informations et de faire parvenir ces factures à vos clients.

Il s'agit d'un gain de temps considérable par rapport aux factures manuelles. Et en plus, grâce à ce processus automatisé, vous avez l'assurance de ne pas vous tromper et de ne rien oublier !

Générez une facture finale avec Abby en quelques clics

Avec Abby, vous pouvez créer une facture de solde en seulement quelques clics (fonctionnalité disponible à partir de l'offre Start) ! Oui, vraiment, c'est possible !

Le mode d'emploi pour émettre une facture de solde avec Abby :

• Allez dans Facturation > Documents > Devis et ouvrez le devis concerné
• Cliquez sur « Créer une facture finale » depuis le bouton « Autres actions »
• Les acomptes déjà facturés se déduisent automatiquement : vous visualisez rapidement le reste à payer
• Finalisez et envoyez la facture à votre client

Si votre activité propose des marchandises ou des prestations de services à des montants plutôt élevés, la facturation Abby est d'autant plus faite pour vous :

• vous pouvez éditer tous vos documents : devis, facture classique, facture d'acompte et la fameuse facture de solde ;
• toutes vos factures sont centralisées dans un seul et même endroit : pratique en termes d'organisation.

Ce qu'il faut retenir

La facture de solde n'est autre que la facture finale qui conclut une vente ou une prestation réglée en un ou plusieurs acomptes. En clair, elle récapitule l'ensemble des transactions et mentionne le montant total.

Émettez-la une fois la commande achevée, avec les mentions obligatoires de toute facture et la référence de chaque facture d'acompte. Si vous êtes soumis à la TVA, déduisez la TVA déjà perçue sur les acomptes. Et la bonne nouvelle, c'est que vous pouvez la faire en seulement quelques clics sur Abby.