✦ 40 termes · vérifiés le 30 septembre 2026 · sources officielles
Glossaire de la comptabilité : 40 termes expliqués
La comptabilité a son propre vocabulaire. Débit et crédit ne veulent pas dire la même chose qu'à la banque, et un « produit » n'est pas une chose qu'on vend. Un indépendant croise pourtant ces mots en permanence : le livre des recettes du micro-entrepreneur, le bilan présenté par l'expert-comptable, le rapprochement bancaire, l'amortissement d'un ordinateur. Ce glossaire les définit sans supposer de formation comptable, en distinguant ce qui concerne le micro-entrepreneur et l'indépendant au régime réel, avec un exemple qui parle aux indépendants.
Chaque définition indique sa source. Dernière vérification de l'ensemble : 30 septembre 2026. Les seuils et montants cités sont ceux en vigueur à cette date.
A
Actif
L'actif est la partie gauche du bilan : les biens et les droits que possède l'entreprise et qui ont une valeur. Il comprend l'actif immobilisé (comme le matériel, un véhicule, des logiciels) et l'actif circulant (stocks, créances clients, trésorerie). Chaque élément y figure pour sa valeur nette, après amortissements et dépréciations.
L'actif se lit dans l'ordre : ce qui reste dans l'entreprise, puis ce qui deviendra de l'argent dans l'année, puis l'argent lui-même. Pour un indépendant de services, il est souvent léger : un ordinateur, quelques créances, la trésorerie. Pour un artisan, il comprend aussi le véhicule, l'outillage et le stock.
Les biens sont inscrits à leur prix d'achat, puis amortis, et non à leur valeur de marché. Ce qui n'a pas été acheté, comme une clientèle constituée soi-même, n'y figure pas.
Exemple
L'actif d'une photographe au réel comprend 4 500 euros de matériel photo, après amortissements, 3 200 euros de créances sur deux clients et 8 700 euros en banque. Son actif total est de 16 400 euros.
L'amortissement constate la perte de valeur d'une immobilisation due à l'usage ou au temps, en répartissant son coût sur sa durée d'utilisation. Au lieu de passer tout le prix en charge l'année de l'achat, l'entreprise en enregistre une part chaque année, qui réduit le résultat sans sortie d'argent. Un petit matériel ou un logiciel de 500 euros hors taxe au plus peut passer directement en charge.
La durée d'amortissement suit la durée d'utilisation réelle du bien : quelques années pour un ordinateur, plus pour du mobilier ou de l'outillage. Le mode linéaire répartit le coût à parts égales. Un bien acheté en cours d'année s'amortit au prorata.
L'amortissement réduit le bénéfice imposable chaque année, sans sortie d'argent. Un micro-entrepreneur n'amortit rien, puisque ses charges sont forfaitaires. C'est l'un des arguments du passage au réel quand l'activité exige du matériel coûteux.
Exemple
Une vidéaste au réel achète le 1er juillet une caméra à 6 000 euros HT, amortie sur cinq ans : 1 200 euros par an, soit 600 euros la première année. À la fin de cette première année, la caméra figure à l'actif pour 5 400 euros.
Le bénéfice est le résultat positif d'un exercice : ce qui reste des produits une fois toutes les charges déduites. Au régime réel, c'est le revenu professionnel de l'entrepreneur individuel, imposé en BIC ou en BNC. En micro-entreprise, le bénéfice imposable est forfaitaire : le chiffre d'affaires moins un abattement de 71 %, 50 % ou 34 % selon l'activité.
Le bénéfice comptable et le bénéfice fiscal diffèrent : le second réintègre certaines charges non déductibles, comme les amendes. Depuis 2026, les cotisations d'un indépendant au réel ne sont plus calculées directement sur son bénéfice fiscal : l'URSSAF applique un abattement de 26 % sur son revenu.
Le bénéfice n'est pas ce que vous pouvez vous verser, puisqu'il faut en retirer l'impôt et les cotisations. Comparer micro et réel revient à comparer deux bénéfices : quand vos charges réelles dépassent l'abattement, le réel donne un bénéfice plus faible.
Exemple
Un artisan a 60 000 euros de recettes et 32 000 euros de charges réelles. En micro-BIC, son bénéfice imposable est de 30 000 euros, après l'abattement de 50 %. Au réel, il serait de 28 000 euros.
Le bilan présente le patrimoine de l'entreprise à la date de clôture. L'actif montre ce qu'elle possède : immobilisations, stocks, créances clients, trésorerie. Le passif montre ce qu'elle doit et d'où viennent ses ressources : capitaux propres, emprunts, dettes. Les deux totaux sont toujours égaux. Le bilan est obligatoire pour les sociétés, les commerçants et les artisans au régime réel, mais pas en micro ni pour un libéral au réel BNC.
Le bilan est une photographie, alors que le compte de résultat raconte l'année. L'actif présente d'abord ce qui reste durablement dans l'entreprise, puis l'argent. Le passif présente d'abord les capitaux propres, puis les provisions et les dettes.
Pour un indépendant au réel, c'est le document que présente l'expert-comptable à la clôture et que demande la banque pour un prêt. Regardez surtout le niveau de trésorerie, ce que vous doivent vos clients, l'endettement et les capitaux propres, qui disent si l'entreprise s'est enrichie.
Exemple
Le bilan d'un consultant en EURL au 31 décembre affiche à l'actif 2 000 euros de matériel, 9 000 euros de créances clients et 21 000 euros en banque, soit 32 000 euros. Au passif, il affiche 19 000 euros de capitaux propres, 4 000 euros de dettes fournisseurs et 9 000 euros de dettes fiscales et sociales, soit aussi 32 000 euros.
Les capitaux propres sont la part du passif qui appartient au propriétaire de l'entreprise, comme le capital ou les apports, les réserves (bénéfices des années passées non distribués) et le résultat de l'exercice. Ils représentent la valeur comptable nette de l'entreprise, c'est-à-dire l'actif diminué de toutes les dettes.
Les capitaux propres augmentent avec les bénéfices conservés, et diminuent avec les pertes et les dividendes. Pour un entrepreneur individuel, ils correspondent au compte de l'exploitant.
Les banques les regardent pour mesurer la solidité de l'entreprise. Ce n'est pas de l'argent disponible : vous pouvez avoir 30 000 euros de capitaux propres et 2 000 euros en banque, si vos clients ne vous ont pas encore payé.
Exemple
Une consultante en SASU a apporté 1 000 euros de capital, gardé 8 000 euros de bénéfices en réserve et réalisé 14 000 euros de résultat cette année. Ses capitaux propres sont de 23 000 euros. Si elle se verse 14 000 euros de dividendes, ils redescendent à 9 000 euros.
Les charges sont les consommations de l'exercice qui diminuent le résultat, comme les achats, le loyer, les assurances, les logiciels, les impôts et taxes, les rémunérations et cotisations, les amortissements et provisions ou les intérêts d'emprunt. Elles sont enregistrées en classe 6 et s'opposent aux produits dans le compte de résultat.
Une charge est consommée dans l'année, alors qu'une immobilisation sert plusieurs années et s'amortit. Un petit matériel, un logiciel ou un mobilier de 500 euros hors taxe au plus peut passer directement en charge. Le remboursement du capital d'un emprunt, lui, sort de la trésorerie sans être une charge.
Au régime réel, une charge se déduit du résultat si elle est engagée pour l'entreprise, justifiée par une pièce et comptabilisée dans l'année. En micro-entreprise, les charges réelles ne se déduisent pas : l'abattement forfaitaire les remplace.
Exemple
Un plombier au réel a 28 000 euros de charges dans l'année : fournitures, carburant, assurances, amortissements et cotisations. Elles se déduisent de ses 75 000 euros de produits.
Le chiffre d'affaires est le total hors taxes des ventes et des prestations réalisées dans l'activité courante sur une période. Il exclut les produits financiers, les subventions, les cessions d'immobilisations et la TVA collectée. En micro-entreprise, il correspond aux recettes encaissées ; au réel en comptabilité d'engagement, aux ventes livrées et aux prestations réalisées dans l'exercice.
Le chiffre d'affaires mesure l'activité, pas la rentabilité : un chiffre d'affaires élevé avec des charges encore plus élevées donne une perte. Il sert de base à de nombreux seuils, comme les plafonds du régime micro ou ceux de la franchise en base de TVA. Mesurez-le toujours hors taxes et hors débours.
En micro-entreprise, il est la base de tout : cotisations, impôt, plafonds. Il correspond aux encaissements de l'année civile, ce qui peut créer un écart avec les factures émises.
Exemple
Une consultante en micro-entreprise a émis 84 000 euros HT de factures en 2026, mais n'en a encaissé que 79 000 euros au 31 décembre. La facture restante est payée en janvier. Son chiffre d'affaires 2026, au sens du régime micro, est donc de 79 000 euros.
La clôture regroupe les travaux qui arrêtent les comptes d'un exercice, comme l'inventaire, le rapprochement bancaire final, le rattachement des charges et des produits à la bonne période, les amortissements et les provisions, et le calcul de l'impôt. Elle aboutit au bilan, au compte de résultat et à l'annexe. Une fois clos, un exercice ne se modifie plus.
La clôture transforme une comptabilité tenue au fil de l'eau en comptes annuels. Ses écritures sont techniques et relèvent en général de l'expert-comptable. Il a besoin pour cela d'informations que vous seul détenez, comme l'état du stock, les litiges, les factures à établir ou le matériel mis au rebut.
Une clôture bien préparée tient en quelques points : banque rapprochée, factures de vente et d'achat enregistrées, immobilisations identifiées, notes de frais justifiées. Pour un micro-entrepreneur, elle se limite à vérifier que le total du livre des recettes correspond aux déclarations de l'année.
Exemple
Fin janvier, une consultante en SASU envoie à son expert-comptable l'export de son logiciel : banque rapprochée, 96 factures de vente, 140 dépenses classées, trois immobilisations et la liste des impayés. La clôture est bouclée fin février.
La comptabilité est l'enregistrement, dans l'ordre chronologique, de toutes les opérations de l'entreprise, comme les ventes, les achats, les encaissements et les paiements. Elle donne une image fidèle de sa situation et de son résultat. Encadrée par le Code de commerce, elle sert de preuve, de base d'imposition et d'outil de gestion.
Les obligations varient selon le régime. Un micro-entrepreneur tient une comptabilité allégée : un livre des recettes, un registre des achats pour certaines activités, et ses factures. Au régime réel, l'entreprise tient une comptabilité complète : journal, grand livre, inventaire et comptes annuels. Les professions libérales en BNC tiennent une comptabilité de recettes et de dépenses.
La comptabilité sert à trois choses : prouver, face à un client ou à l'administration ; déclarer, votre chiffre d'affaires ou votre bénéfice ; piloter, pour savoir si l'activité gagne de l'argent. Si vous la confiez à un tiers, ce doit être un professionnel habilité, comme un expert-comptable.
Exemple
Une consultante en micro-entreprise tient sa comptabilité en dix minutes par mois : ses factures encaissées alimentent son livre des recettes, et elle déclare le total à l'URSSAF. Sa voisine en EURL confie sa clôture annuelle à son expert-comptable.
La comptabilité d'engagement enregistre une opération quand le droit ou l'obligation naît, qu'elle soit payée ou non : une vente à la date de la livraison ou de la prestation, en pratique celle de la facture, un achat à la réception de la facture fournisseur. Elle fait apparaître les créances clients et les dettes fournisseurs. C'est le mode de tenue des sociétés, ainsi que des commerçants et des artisans au régime réel.
Elle demande plus de travail : chaque facture donne lieu à une écriture quand elle est émise, puis à une autre quand elle est payée. En échange, elle dit combien vos clients vous doivent, combien vous devez à vos fournisseurs, et quel est votre vrai résultat de l'année.
Elle suppose des travaux de clôture, comme les amortissements ou le rattachement des charges à la bonne année. C'est le terrain naturel de l'expert-comptable. Un logiciel qui enregistre les factures à leur date et rapproche les paiements lui fournit la matière première.
Exemple
Une graphiste en SASU réalise une mission et la facture 12 000 euros HT le 20 décembre ; elle est payée le 25 janvier. En comptabilité d'engagement, la vente compte pour l'année qui se clôt le 31 décembre, et la somme figure au bilan en créance client jusqu'au paiement.
La comptabilité de trésorerie, ou comptabilité recettes-dépenses, enregistre une opération quand l'argent entre ou sort : une facture à son encaissement, une dépense à son paiement. C'est le mode de tenue des micro-entrepreneurs et, par défaut, des professions libérales au régime réel BNC.
Sa simplicité est son avantage : le relevé bancaire est presque la comptabilité. Son défaut est de ne pas montrer ce qui est dû : une facture émise et pas encore payée n'apparaît nulle part. Elle convient aux activités de services, sans stock ni gros décalages de paiement.
Au réel simplifié, un entrepreneur individuel commerçant ou artisan peut aussi, s'il opte pour la comptabilité super-simplifiée, tenir sa comptabilité en trésorerie au fil de l'année, et ne constater ses créances et ses dettes qu'à la clôture. Pour un micro-entrepreneur, la question ne se pose pas : son livre des recettes est une comptabilité de trésorerie.
Exemple
Un ostéopathe au réel BNC encaisse en janvier 2027 des consultations de décembre 2026. En comptabilité de trésorerie, ces recettes comptent pour 2027.
Le compte courant d'associé enregistre les sommes qu'un associé ou un dirigeant laisse à la disposition de sa société : argent prêté, rémunération ou dividendes non retirés, frais avancés non remboursés. C'est un prêt de l'associé à la société, inscrit au passif parmi les dettes, et non dans les capitaux propres. Il peut être rémunéré, et remboursé à tout moment sauf convention contraire.
Pour un indépendant en EURL ou en SASU, c'est l'outil de financement le plus souple. Au démarrage, il permet d'apporter de l'argent sans augmenter le capital. Son remboursement n'est pas imposable, puisqu'il s'agit du remboursement d'un prêt.
Si vous êtes gérant d'EURL ou président de SASU, ce compte ne peut jamais devenir négatif : la loi interdit à une société de prêter de l'argent à son dirigeant. Vous ne pouvez donc pas retirer plus que ce que vous y avez laissé.
Exemple
Un développeur crée sa SASU avec 1 000 euros de capital et lui prête 8 000 euros en compte courant pour financer son matériel. Dix-huit mois plus tard, la société lui rembourse les 8 000 euros, sans impôt ni cotisation.
Le compte de résultat retrace l'activité d'un exercice. Il met face à face les produits, comme les ventes ou les subventions, et les charges, comme les achats, les cotisations ou les amortissements. La différence est le résultat : un bénéfice si les produits l'emportent, une perte sinon. Il est obligatoire pour les sociétés, les commerçants et les artisans au régime réel.
Le compte de résultat se lit par étapes : le résultat de l'activité courante, puis le résultat financier, puis le résultat exceptionnel, puis le résultat net après impôt pour les sociétés à l'IS. Ce résultat net rejoint ensuite les capitaux propres au bilan.
Pour un indépendant, il répond à la question essentielle : l'activité gagne-t-elle de l'argent, et combien ? Il montre aussi le poids de chaque charge. Un micro-entrepreneur n'en établit pas : son résultat est son chiffre d'affaires après abattement.
Exemple
Une graphiste en EURL à l'IS réalise 72 000 euros de produits et 41 000 euros de charges : sous-traitance, logiciels, loyer, sa rémunération et ses cotisations, amortissements. Son bénéfice est de 31 000 euros.
Les livres et registres comptables, comme le livre des recettes, et les pièces justificatives, comme les factures, se conservent dix ans à compter de la clôture de l'exercice. Les documents fiscaux se conservent aussi dix ans, sauf ceux dont l'ancien délai de six ans a pris fin avant le 1er janvier 2027. Les documents bancaires et la correspondance commerciale se conservent cinq ans.
D'autres délais s'ajoutent : les documents liés à un litige se gardent jusqu'à sa fin, les contrats commerciaux cinq ans après leur terme. En pratique, le plus simple est de tout conserver dix ans.
La conservation peut être électronique : une facture papier numérisée fidèlement vaut original, et les factures électroniques se conservent dans leur format d'origine. Vous restez responsable de pouvoir les produire : avant de quitter un logiciel, récupérez votre archive complète.
Exemple
Un plombier part à la retraite en 2026. Il conserve les livres et les factures de son exercice 2025 jusqu'à fin 2035, et ses déclarations fiscales déposées en 2026 jusqu'à fin 2036 : leur ancien délai de six ans aurait pris fin en 2032, après le 1er janvier 2027. Il télécharge l'archive complète de son logiciel avant de fermer son compte.
Les créances clients sont les sommes que les clients doivent à l'entreprise pour des ventes ou des prestations facturées mais pas encore payées. Elles figurent à l'actif du bilan pour leur montant toutes taxes comprises. Elles n'existent qu'en comptabilité d'engagement : en comptabilité de trésorerie, une facture impayée n'est pas enregistrée en cours d'exercice.
Les créances clients, c'est ce que vous avez gagné sur le papier sans l'avoir encore en banque. À la clôture, une créance dont le paiement est compromis peut être dépréciée. Une créance définitivement perdue passe en perte.
Rapportées au chiffre d'affaires, elles donnent votre délai moyen de paiement. Si elles augmentent plus vite que votre chiffre d'affaires, des retards s'installent. C'est souvent la raison pour laquelle le bénéfice de l'année ne se retrouve pas sur le compte bancaire.
Exemple
Une consultante en SASU clôture au 31 décembre avec 24 000 euros de factures non encaissées, dont 4 000 euros TTC en retard chez un client mis en demeure. Si ce client ne paie pas, la créance en retard peut être dépréciée, sur son montant hors taxe.
Le débit et le crédit sont les deux colonnes de tout compte comptable. Le débit, à gauche, enregistre les emplois : ce que l'entreprise possède ou consomme. Le crédit, à droite, enregistre les ressources : ce qu'elle doit ou gagne. Dans chaque écriture, le total des débits est égal à celui des crédits.
La confusion avec la banque est classique. Sur votre relevé, un « crédit » est une entrée d'argent, parce que la banque tient le compte de son point de vue. En comptabilité d'entreprise, une entrée d'argent est au contraire un débit du compte Banque.
Une règle simple aide : les comptes d'actif et de charges augmentent au débit, les comptes de passif et de produits augmentent au crédit. Vous n'avez pas à saisir ces écritures vous-même, mais comprendre le sens des colonnes aide à lire un grand livre.
Exemple
Une consultante encaisse 2 400 euros d'un client. L'écriture débite le compte Banque de 2 400 euros et crédite le compte Client du même montant. Sur son relevé, la même opération apparaît en « crédit » : c'est le point de vue de la banque.
Les dettes fournisseurs sont les sommes que l'entreprise doit à ses fournisseurs pour des biens ou des services reçus et facturés, mais pas encore payés. Elles figurent au passif du bilan pour leur montant toutes taxes comprises. Comme les créances clients, elles n'existent qu'en comptabilité d'engagement.
Les dettes fournisseurs sont un financement gratuit : entre la réception d'une facture et son paiement à 30 ou 45 jours, vous gardez la trésorerie correspondante. Un indépendant qui paie ses fournisseurs tout de suite et se fait payer à 60 jours finance ses clients.
Ne les confondez pas avec vos autres dettes, comme les cotisations à payer ou un emprunt. Payer ses fournisseurs dans les délais légaux est une obligation : les retards exposent aux mêmes pénalités que celles que vous réclamez à vos clients.
Exemple
Un artisan en EURL clôture l'année avec 6 800 euros de factures de fournisseurs reçues en décembre et payables en janvier. Ces 6 800 euros figurent en dettes fournisseurs au bilan.
Une écriture comptable est l'enregistrement d'une opération en au moins deux lignes : un montant au débit d'un ou plusieurs comptes, le même montant au crédit d'autres comptes. Chaque écriture porte une date, un libellé, un numéro et la référence d'une pièce justificative.
C'est le principe de la partie double : toute opération a deux faces. Une vente augmente vos produits et, en même temps, la somme que votre client vous doit. L'égalité entre débit et crédit garantit la cohérence de l'ensemble.
Une écriture validée ne se modifie pas et ne se supprime pas : elle se corrige par une nouvelle écriture. Un micro-entrepreneur ne passe pas d'écritures au sens strict. Au réel, un logiciel de comptabilité les génère à partir des factures et des mouvements bancaires.
Exemple
Une consultante en EURL, qui facture la TVA, émet une facture de 3 000 euros HT, soit 3 600 euros TTC. L'écriture débite le compte client de 3 600 euros, et crédite le compte de ventes de 3 000 euros et le compte de TVA collectée de 600 euros. Débit et crédit s'équilibrent.
L'encaissement est l'entrée effective d'argent sur le compte bancaire ou en caisse, comme le paiement d'une facture client. Le décaissement est la sortie effective d'argent, comme le paiement d'un fournisseur, de cotisations ou d'un emprunt. Ce sont des mouvements de trésorerie, à ne pas confondre avec les produits et les charges.
Pour un micro-entrepreneur, les encaissements sont directement ses recettes : son chiffre d'affaires est la somme de ce qu'il encaisse dans l'année. En comptabilité d'engagement, un encaissement ne crée pas de produit : il transforme une créance en argent.
Tous les décaissements ne sont pas des charges. Le remboursement du capital d'un prêt, l'achat d'un bien durable ou un prélèvement personnel de l'exploitant sortent de la trésorerie sans passer par le compte de résultat.
Exemple
Un micro-entrepreneur facture 3 000 euros le 28 décembre 2026, encaissés le 6 janvier 2027. L'encaissement compte pour 2027 : il figure dans son livre des recettes 2027 et dans sa déclaration du chiffre d'affaires de janvier, ou du premier trimestre, 2027, pas dans son total 2026.
L'exercice comptable est la période, en principe de douze mois, à la fin de laquelle l'entreprise arrête ses comptes. Une société, ou un commerçant ou un artisan au réel, choisit librement sa date de clôture, le plus souvent le 31 décembre. Les micro-entrepreneurs et les professions libérales en BNC clôturent obligatoirement au 31 décembre. Le premier exercice peut être plus court ou plus long, sans dépasser vingt-quatre mois.
Clôturer au 31 décembre aligne l'exercice sur l'année civile, ce qui simplifie les déclarations. Quand la date est libre, une clôture décalée, par exemple au 30 juin, permet à une activité saisonnière de faire son inventaire en période creuse.
Chaque exercice supporte ses propres charges et ses propres produits. La fin de l'exercice déclenche les échéances : déclaration de résultat, approbation et dépôt des comptes pour les sociétés, déclaration de revenus.
Exemple
Une consultante crée sa SASU le 15 septembre 2026 et choisit un premier exercice long, clos le 31 décembre 2027. Sa première déclaration de résultat et sa première approbation des comptes interviennent au printemps 2028.
L'expert-comptable est un professionnel libéral réglementé, inscrit au tableau de l'Ordre des experts-comptables. Il est habilité à tenir, réviser et arrêter la comptabilité d'une entreprise pour le compte d'un tiers. Il établit les comptes annuels et la liasse fiscale, et conseille en gestion, fiscalité, droit social et création d'entreprise. Sa mission est fixée par une lettre de mission.
Aucune loi n'oblige un indépendant à faire appel à un expert-comptable. Si vous confiez votre comptabilité à un tiers, il doit en revanche être habilité : un « comptable » non inscrit exerce illégalement. Au régime réel, l'expert-comptable apporte la technicité de la clôture, la sécurité face à l'administration et un regard extérieur sur votre activité.
La relation est fixée par une lettre de mission, obligatoire : ce que fait le cabinet, ce que vous fournissez, les délais et les honoraires. Lisez-la avant de signer, car la TVA ou la paie sont souvent en option. Elle précise aussi si vous saisissez vous-même vos factures et votre banque dans votre logiciel. Un outil qui produit un export propre simplifie alors son travail et le vôtre. L'expert-comptable est aussi le bon interlocuteur pour choisir votre statut, votre régime et votre rémunération.
Exemple
Une consultante en EURL confie à son expert-comptable la TVA, la clôture et la déclaration de résultat. Elle tient elle-même sa facturation et son rapprochement bancaire dans son logiciel. En fin d'année, il lui propose une répartition entre rémunération et dividendes adaptée à sa situation.
L'export comptable est le fichier qu'un logiciel de facturation ou de gestion produit pour transmettre les données de la période à l'expert-comptable, ou pour les importer dans un logiciel de comptabilité, comme les ventes, les achats, les encaissements et les décaissements, avec leurs dates, leurs montants et leurs références. Il évite la ressaisie et ses erreurs.
Le format dépend du destinataire, comme un fichier FEC, le format du logiciel de l'expert-comptable, un tableur ou une connexion directe entre les deux outils. L'essentiel est la qualité des données : factures numérotées sans trou, dépenses bien classées, banque rapprochée, justificatifs joints. Si vous facturez la TVA, elle doit être ventilée par taux.
Un export propre fait gagner du temps à l'expert-comptable, qui peut en consacrer davantage au conseil.
Exemple
Chaque trimestre, un artisan en EURL envoie à son expert-comptable l'export de son logiciel : 60 factures de vente, 85 dépenses classées avec leurs justificatifs et ses mouvements bancaires rapprochés. L'expert-comptable l'importe, le contrôle et commente avec lui la marge du trimestre.
Le fichier des écritures comptables (FEC) est un fichier normalisé qui reprend toutes les écritures de l'exercice, dans l'ordre chronologique de validation, avec des champs imposés : journal, date, compte, libellé, pièce, débit, crédit. Toute entreprise au régime réel qui tient sa comptabilité sur logiciel doit le remettre au début d'un contrôle fiscal.
Le FEC permet à l'administration d'analyser une comptabilité avec ses propres outils : recherche de doublons, d'écritures antidatées ou de numérotation interrompue. Ne pas le remettre, ou remettre un fichier non conforme, est sanctionné d'une amende de 5 000 euros, ou, en cas de rectification, d'une majoration de 10 % des droits si ce montant est plus élevé.
Un logiciel de comptabilité conforme génère le FEC. Le micro-entrepreneur n'est pas concerné : il tient un livre des recettes, pas une comptabilité complète. Les professions libérales au réel BNC y sont soumises comme les autres.
Exemple
Un consultant en EURL reçoit un avis de vérification. Dès la première intervention, la vérificatrice demande le FEC des trois derniers exercices. L'expert-comptable les extrait du logiciel et les remet dans le format attendu.
Le grand livre reprend toutes les écritures du journal, classées par compte : pour chaque compte, les mouvements au débit et au crédit de l'exercice, et le solde. Le journal dit ce qui s'est passé chaque jour, le grand livre ce qui s'est passé sur chaque compte.
Le grand livre est obligatoire pour les sociétés, les commerçants et les artisans au régime réel, et les logiciels le produisent automatiquement à partir du journal. C'est un outil d'analyse : le compte d'un client montre toutes ses factures et tous ses paiements, le compte de banque doit correspondre au relevé.
Les soldes des comptes du grand livre servent ensuite à établir le bilan et le compte de résultat. C'est aussi le document que l'on consulte pour comprendre un chiffre du bilan.
Exemple
Un développeur en EURL veut savoir ce qu'il a dépensé en logiciels dans l'année. Le grand livre de son compte d'abonnements liste ses douze abonnements mensuels et deux licences annuelles : 2 340 euros, avec la référence de chaque facture.
Une immobilisation est un bien ou un droit qui sert durablement l'activité, sur plus d'un exercice, comme un ordinateur, un véhicule, de l'outillage, un logiciel acquis ou un fonds de commerce. Elle est inscrite à l'actif du bilan pour son coût d'acquisition et, si elle s'use, amortie sur sa durée d'utilisation, au lieu d'être passée en charge.
On distingue les immobilisations incorporelles (comme les logiciels ou le fonds commercial), corporelles (comme le matériel, les véhicules ou le mobilier) et financières (comme les dépôts de garantie). Les terrains et les dépôts de garantie ne s'amortissent pas. Le prix inclut les frais de transport et d'installation.
Un petit matériel, un logiciel ou un mobilier de 500 euros hors taxe au plus peut passer directement en charge. Un micro-entrepreneur ne comptabilise pas d'immobilisations, mais garde les factures de son matériel en cas de passage au réel.
Exemple
Un menuisier en EURL achète une machine à bois 9 500 euros HT, livrée et installée pour 500 euros. Il l'inscrit en immobilisation pour 10 000 euros, amortie sur dix ans. Sa perceuse à 180 euros passe directement en charge.
Le journal, ou livre-journal, est le registre obligatoire où l'entreprise au régime réel enregistre toutes ses opérations, jour par jour, avec leur origine et la référence de leur pièce justificative. Le micro-entrepreneur en est dispensé : son livre des recettes en tient lieu.
En pratique, le journal est souvent divisé par type d'opérations, comme les ventes, les achats, la banque ou la caisse. Leurs totaux sont regroupés en général chaque mois dans le journal général. Il peut être tenu dans un logiciel, à condition de garantir l'ordre et la date des enregistrements.
C'est le premier document que consulte un vérificateur. Pour les professions libérales au réel BNC, il prend la forme d'un livre des recettes et des dépenses, avec le client, le montant, la date et le mode de paiement.
Exemple
Une kinésithérapeute au réel BNC tient un livre-journal des recettes et des dépenses. Le 3 avril, elle note 55 euros de consultation payés par carte. Le 4 avril, elle note 89 euros de fournitures payés par virement. Chaque ligne est datée et justifiée.
Le livre des recettes est le registre que tout micro-entrepreneur doit tenir. Chaque recette encaissée y est inscrite dans l'ordre chronologique, avec son montant, le client ou la plateforme, le mode de règlement et, pour les activités commerciales et artisanales, la référence de la pièce justificative. Les recettes sont totalisées tous les trois mois. Une ligne enregistrée ne peut plus être modifiée.
Il peut être tenu sur papier, dans un tableur ou dans un logiciel, à condition de respecter l'ordre chronologique et de ne pas modifier les lignes déjà enregistrées. Pour les ventes au détail et les prestations à des particuliers, les recettes de moins de 76 euros peuvent être inscrites en une seule ligne en fin de journée. Seuls les encaissements y figurent : une facture impayée n'y est pas.
C'est le premier document que l'URSSAF et les impôts demandent en cas de contrôle. Son total doit correspondre au chiffre d'affaires déclaré, et ses lignes aux mouvements du compte bancaire. Il se conserve dix ans.
Exemple
Une coach sportive encaisse le 14 mars 180 euros par virement de Mme Durand (facture 2026-031) et 45 euros en espèces pour un cours ponctuel. Son livre des recettes porte deux lignes datées du 14 mars, avec le montant, le client, le mode de paiement et la référence.
La marge brute est la différence entre le chiffre d'affaires et le coût d'achat des biens vendus ou des matières consommées, avant les autres charges. Pour un commerçant, c'est le prix de vente moins le prix d'achat des marchandises, corrigé de la variation de stock. Pour un prestataire, on parle plutôt de marge sur coûts directs.
La marge brute dit ce que l'activité dégage pour couvrir les charges fixes et vous rémunérer. Un taux qui baisse signale des prix trop bas ou des achats trop chers. Calculez-la par produit, par client ou par chantier pour savoir ce qui rapporte vraiment.
Deux notions se croisent : le taux de marge rapporte la marge au coût d'achat, le taux de marque au prix de vente. Un article acheté 50 euros et vendu 80 euros a une marge de 30 euros, un taux de marge de 60 % et un taux de marque de 37,5 %.
Exemple
Une fleuriste réalise 120 000 euros de chiffre d'affaires et achète 52 000 euros de fleurs et de fournitures, avec un stock stable. Sa marge brute est de 68 000 euros, soit 56,7 % du chiffre d'affaires.
La note de frais permet à une personne de se faire rembourser par l'entreprise les dépenses professionnelles qu'elle a payées avec son argent personnel, comme des repas, des déplacements ou un hébergement. Elle récapitule ces dépenses, avec leurs justificatifs. Elle concerne les salariés et les dirigeants de société ; l'entrepreneur individuel paie ses frais directement.
Pour un dirigeant de société, gérant d'EURL ou président de SASU, la note de frais permet de faire rembourser par l'entreprise une dépense payée avec sa carte personnelle. Chaque dépense doit être justifiée par une facture ou un ticket, et engagée pour l'entreprise. Les frais kilométriques se calculent selon le barème fiscal.
Une note de frais mal justifiée peut être requalifiée en rémunération, et donc soumise à cotisations et à impôt. Pour un entrepreneur individuel, la note de frais n'existe pas : ses dépenses professionnelles sont directement des charges.
Exemple
Un président de SASU paie avec sa carte personnelle un train Paris-Lyon (78 euros), un déjeuner client (46 euros) et un parking (12 euros). Sa note de frais de 136 euros, avec les justificatifs, est remboursée par la société.
Les obligations comptables du micro-entrepreneur sont allégées. Il tient un livre des recettes encaissées. Il tient aussi un registre des achats s'il vend des marchandises, des fournitures ou des denrées, s'il fournit des prestations d'hébergement, ou s'il exerce une profession libérale en franchise en base de TVA. Il conserve ses factures et ses pièces. Il n'a ni bilan, ni compte de résultat, ni liasse fiscale.
Ces obligations sont légères, parce que l'impôt et les cotisations sont calculés sur le chiffre d'affaires : l'administration a seulement besoin de connaître et de contrôler vos recettes. L'exercice correspond obligatoirement à l'année civile.
S'y ajoutent les règles de facturation (mentions obligatoires, numérotation, mention « EI »), la déclaration de chiffre d'affaires à l'URSSAF et la déclaration annuelle de revenus. Avec la facturation électronique, la réception des factures est obligatoire depuis le 1er septembre 2026, et l'émission le sera au 1er septembre 2027. Un rendez-vous avec un expert-comptable, quand vous approchez des plafonds, éclaire le passage au réel.
Exemple
Un développeur en micro-entreprise, en franchise en base de TVA, encaisse 32 000 euros dans l'année. Il tient son livre des recettes dans son logiciel et, comme profession libérale en franchise, un registre de ses achats. Il conserve ses factures.
Le passif est la partie droite du bilan : les ressources qui financent l'actif. Il comprend les capitaux propres (comme les apports, les réserves et le résultat), les provisions pour risques et charges, et les dettes (comme les emprunts, les dettes fournisseurs, les dettes fiscales et sociales, le compte courant d'associé). Son total est toujours égal à celui de l'actif.
Dans le langage courant, « passif » veut dire dettes. En comptabilité, il comprend aussi les capitaux propres, qui ne sont dus à personne d'extérieur. Le passif se lit du plus stable au plus urgent : d'abord ce qui n'a pas à être remboursé, puis ce qui doit être payé dans l'année.
Il dit comment l'entreprise est financée : par ses propres bénéfices, par l'emprunt, ou par le décalage de paiement de ses fournisseurs et de ses charges. Pour un indépendant, les cotisations sociales à payer et, s'il facture la TVA, la TVA à reverser sont les postes les plus courants.
Exemple
Le passif d'un artisan en EURL comprend 15 000 euros de capitaux propres, 12 000 euros d'emprunt pour le véhicule, 3 500 euros de dettes fournisseurs et 4 100 euros de TVA et de cotisations à payer. Le total, 34 600 euros, est égal à l'actif.
La pièce justificative est le document qui prouve une opération et son montant, comme une facture, un ticket de caisse, une note de frais, un relevé bancaire ou un contrat. Chaque écriture comptable doit s'appuyer sur une pièce datée, que l'on peut retrouver à partir de l'écriture. Les pièces se conservent dix ans à compter de la clôture de l'exercice.
Sans pièce justificative, une charge n'est pas déductible et une recette paraît suspecte. Une facture d'achat doit être établie au nom de l'entreprise et porter les mentions obligatoires. Un ticket de caisse suffit pour les petites dépenses.
Classez vos pièces par année et reportez leur numéro dans votre comptabilité. Une copie numérique fidèle suffit pour les conserver. Avec la facturation électronique, les factures entre professionnels deviennent des fichiers structurés : la réception est obligatoire depuis le 1er septembre 2026, et l'émission le sera au 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises.
Exemple
Un photographe achète un objectif à 1 200 euros. Sa pièce justificative est la facture du magasin à son nom, avec la date, la désignation et le montant. Il la joint au paiement dans son logiciel : en cas de contrôle, l'achat est justifié.
Le plan comptable général (PCG) est le règlement de l'Autorité des normes comptables qui fixe les règles de la comptabilité en France : principes, méthodes, modèles de comptes annuels et liste des comptes numérotés. Les sociétés, les commerçants et les artisans au régime réel doivent l'appliquer.
Sa partie la plus visible est la liste des comptes ; les classes les plus utiles vont de 1 à 7. Les classes 1 à 5 concernent le bilan : capitaux, immobilisations, stocks, clients et fournisseurs, banque. Les classes 6 et 7 concernent le compte de résultat : charges et produits.
Un micro-entrepreneur n'y est pas soumis. Au réel, vous l'appliquez sans le savoir, via votre logiciel et votre expert-comptable. Reconnaître les grandes classes aide pourtant à lire un bilan et à bien classer une dépense.
Exemple
Une graphiste en EURL achète un ordinateur à 1 800 euros, classé en immobilisation (classe 2). Son abonnement à un logiciel de création est une charge (classe 6). Sa cotisation foncière des entreprises est un impôt, aussi en classe 6.
Le prévisionnel est la projection chiffrée de l'activité sur les mois ou les années à venir : chiffre d'affaires, charges, investissements, financement, résultat et trésorerie. C'est le cœur chiffré du business plan à la création, puis un outil de pilotage. Il comprend en général un compte de résultat prévisionnel, un plan de financement et un plan de trésorerie.
Le prévisionnel oblige à poser des hypothèses claires : combien de clients, à quel prix, avec quelles charges, quel délai de paiement. Sa valeur tient moins à l'exactitude des chiffres qu'à la comparaison ensuite avec le réel. Un plan de trésorerie mois par mois montre les creux à financer avant qu'ils arrivent.
Il sert à trois moments : à la création, pour vérifier que l'activité peut vous faire vivre et convaincre une banque ; au moment de choisir entre micro et réel ; et chaque année, pour fixer le chiffre d'affaires à atteindre. L'expert-comptable peut l'établir ou le valider.
Exemple
Une future ostéopathe prévoit 25 consultations par semaine à 60 euros dès le sixième mois, 18 000 euros de charges fixes par an et 12 000 euros d'équipement financés par emprunt. Son prévisionnel montre un creux de trésorerie de 7 000 euros au quatrième mois : elle négocie un découvert avant de démarrer.
En comptabilité, les produits sont les ressources de l'exercice qui augmentent le résultat, comme les ventes, les prestations de services, les subventions d'exploitation, les produits financiers ou les produits de cession d'immobilisations. Ils sont enregistrés en classe 7 et s'opposent aux charges dans le compte de résultat.
Le mot n'a rien à voir avec ce que l'on vend : un « produit » comptable est un revenu. Le chiffre d'affaires est le principal, mais une aide à la création ou des intérêts de placement sont aussi des produits. Les seuils fondés sur le chiffre d'affaires les excluent.
En comptabilité d'engagement, un produit se rattache à l'année où la vente ou la prestation est réalisée, pas à celle du paiement. En comptabilité de trésorerie, il compte l'année de l'encaissement. Si vous facturez la TVA, les produits s'enregistrent hors TVA : la taxe collectée est due à l'État.
Exemple
Une formatrice en EURL a 60 000 euros de produits : 56 000 euros de formations facturées, qui forment son chiffre d'affaires, 3 000 euros de subvention régionale et 1 000 euros d'autres produits.
Le rapprochement bancaire consiste à vérifier, ligne par ligne, que les mouvements enregistrés en comptabilité correspondent à ceux du relevé de banque, et à expliquer chaque écart, comme un encaissement non pointé, un paiement pas encore débité, des frais bancaires oubliés ou une erreur de montant.
C'est le contrôle le plus utile pour un indépendant, quel que soit son régime. Pour un micro-entrepreneur, il vérifie que le livre des recettes et la déclaration de chiffre d'affaires correspondent aux encaissements réels. Au réel, il détecte les factures payées à marquer comme telles et les doubles paiements.
Avec les offres Pro et Business, Abby synchronise votre compte bancaire chaque jour, avec plus de 300 banques compatibles. Pour le rapprochement, quand vous encaissez une facture, Abby vous suggère les transactions qui peuvent correspondre : vous choisissez la bonne et vous validez.
Exemple
Fin mars, une graphiste a reçu trois virements clients. Pour chaque facture, son logiciel lui suggère les virements qui peuvent correspondre ; elle choisit le bon et valide. Sa comptabilité et son relevé de banque concordent.
Le registre des achats liste, dans l'ordre chronologique et année par année, les achats faits pour l'activité, avec leur mode de paiement et la référence de la pièce justificative. Les micro-entrepreneurs qui vendent des marchandises, des fournitures ou des denrées, ou qui fournissent des prestations d'hébergement, doivent le tenir. Les professions libérales en franchise en base de TVA doivent aussi tenir un registre annuel de leurs achats.
Le registre des achats ne sert pas à déduire des charges : le micro-entrepreneur a un abattement forfaitaire et ne déduit rien. Il sert à justifier l'origine des marchandises vendues et à vérifier la cohérence entre achats et ventes. Comme le livre des recettes, il se tient sur papier, dans un tableur ou dans un logiciel.
Suivre ses dépenses a aussi un intérêt pratique : vous connaissez votre rentabilité réelle et vous préparez un éventuel passage au réel.
Exemple
Un créateur de bijoux vendus en ligne inscrit chaque commande de perles, de fermoirs et d'emballages dans son registre des achats, avec la facture du fournisseur et le mode de paiement. Une rédactrice web en micro-entreprise, profession libérale en franchise de TVA, tient elle aussi un registre de ses achats : son ordinateur, son abonnement à un logiciel, ses frais de formation.
Le résultat net est la différence entre les produits et les charges d'un exercice, après impôt sur les sociétés pour les sociétés qui y sont soumises. Positif, c'est un bénéfice ; négatif, c'est une perte. Il figure en bas du compte de résultat, puis dans les capitaux propres au bilan.
Le résultat se construit par étapes : l'activité courante, puis les intérêts, puis les éléments exceptionnels, puis l'impôt. Séparer ces niveaux évite de se tromper : un bénéfice gonflé par un événement exceptionnel ne dit rien de la rentabilité du métier.
Pour un entrepreneur individuel, sauf option pour l'IS, sa rémunération n'est pas une charge : le résultat est ce qu'il gagne. Pour une société à l'IS, la rémunération du dirigeant est une charge. Dans tous les cas, le résultat n'est pas la trésorerie.
Exemple
Un développeur en SASU réalise 90 000 euros de produits et 62 000 euros de charges, dont sa rémunération. Son résultat avant impôt est de 28 000 euros. Après 4 200 euros d'impôt sur les sociétés au taux réduit, son résultat net est de 23 800 euros.
Le stock est l'ensemble des biens détenus pour être vendus ou consommés dans l'activité : marchandises, matières premières, fournitures, produits finis ou en cours. L'inventaire consiste à compter et évaluer ce stock, et à contrôler tous les éléments d'actif et de passif. Les sociétés, les commerçants et les artisans au régime réel doivent le faire au moins une fois tous les douze mois.
Le stock figure à l'actif pour son prix d'achat. Sa variation corrige les achats de l'année : si le stock augmente, vous avez acheté plus que vous n'avez vendu, et la différence n'est pas une charge de l'année.
L'inventaire est la corvée de fin d'année du commerçant ou de l'artisan qui achète des matériaux : compter, valoriser, repérer les invendus. Un micro-entrepreneur n'a pas d'inventaire comptable à faire, mais un commerçant a intérêt à connaître son stock pour piloter ses achats.
Exemple
Une céramiste au réel achète 9 000 euros d'argile et d'émaux dans l'année, mais elle n'utilise pas tout. Son stock passe de 4 200 euros au 1er janvier à 6 100 euros au 31 décembre, soit 1 900 euros de plus. Ces 1 900 euros restent dans son atelier : ce n'est pas une charge de l'année. Sa charge d'achats est donc de 7 100 euros, soit 9 000 moins 1 900.
La trésorerie est l'argent dont l'entreprise dispose immédiatement : ses comptes bancaires, sa caisse et ses placements disponibles à vue, moins les découverts. Elle figure à l'actif du bilan. Elle se distingue du résultat : une entreprise bénéficiaire peut manquer de trésorerie, une entreprise en perte peut en avoir.
Le résultat et la trésorerie ne suivent pas le même rythme : vos clients paient après la facture, un investissement se paie en une fois mais s'amortit sur des années, les cotisations de l'année précédente tombent plus tard. Un plan de trésorerie mois par mois anticipe ces décalages.
Pour un indépendant, la trésorerie est la contrainte quotidienne : on fait faillite parce qu'on n'a plus d'argent sur le compte, pas parce qu'on perd de l'argent. Facturez vite, relancez vite, et mettez de côté vos cotisations et, si vous facturez la TVA, la TVA à reverser.
Exemple
Une consultante a réalisé 15 000 euros de bénéfice au premier semestre, mais sa trésorerie est passée de 12 000 à 6 000 euros. Trois raisons l'expliquent : 9 000 euros de factures attendent leur paiement, elle a acheté 4 000 euros de matériel, et 8 000 euros de cotisations de l'année précédente ont été prélevés.
Les confusions les plus courantes, tranchées en quelques lignes.
Elles sont allégées. Vous tenez un livre des recettes encaissées, dans l'ordre chronologique. Si vous vendez des marchandises, des fournitures ou des denrées, ou si vous fournissez des prestations d'hébergement, vous tenez aussi un registre des achats. Vous en tenez un également si vous exercez une profession libérale en franchise en base de TVA. Vous conservez vos factures et vos pièces justificatives. En revanche, vous n'avez ni bilan, ni compte de résultat, ni liasse fiscale à produire.
La comptabilité de trésorerie enregistre les opérations quand l'argent bouge, à l'encaissement d'une facture ou au paiement d'une dépense. La comptabilité d'engagement les enregistre quand le droit ou l'obligation naît, à la livraison ou à la réalisation de la prestation, qu'elle soit payée ou non, puis suit les créances et les dettes. Les micro-entrepreneurs et les professions libérales au réel BNC relèvent par défaut de la première, les sociétés, les commerçants et les artisans au régime réel de la seconde, avec des simplifications pour les plus petites.
Vous pouvez faire appel à lui dès que vous voulez être accompagné sur vos comptes, votre fiscalité ou vos choix de statut. Au régime réel, beaucoup d'indépendants lui confient le bilan, la liasse fiscale et la clôture : il apporte la technicité et sécurise la relation avec l'administration. En micro-entreprise, il vous aide à choisir votre statut ou à préparer le passage au réel. Ce n'est pas une obligation légale, mais si vous confiez votre comptabilité à un tiers, il doit être habilité, comme un expert-comptable inscrit à l'Ordre. Un logiciel qui produit un export comptable propre facilite le travail entre vous deux.
Les livres, les registres et les pièces justificatives (comme les factures, les bons de commande et de livraison) se conservent dix ans à compter de la clôture de l'exercice. Les documents fiscaux se conservent aussi dix ans, sauf ceux dont l'ancien délai de six ans a pris fin avant le 1er janvier 2027. Les documents bancaires et la correspondance commerciale se conservent cinq ans. La conservation peut se faire sous forme électronique si l'intégrité des documents est garantie.
Le FEC est un fichier informatique normalisé qui reprend toutes les écritures comptables d'un exercice, dans un format et avec des champs définis par l'administration fiscale. Toute entreprise soumise à un régime réel qui tient sa comptabilité au moyen d'un logiciel doit pouvoir le remettre dès le début d'un contrôle fiscal. Les micro-entrepreneurs, qui ne tiennent pas de comptabilité au sens du plan comptable, n'y sont pas soumis. Un logiciel de comptabilité conforme génère le FEC en un clic.
Il sert à s'assurer que tout ce qui figure sur le relevé de banque a été comptabilisé, et que tout ce qui a été comptabilisé s'est bien passé en banque. Il révèle des écarts, comme des factures encaissées mais non pointées, des paiements oubliés, des prélèvements inconnus ou des erreurs de saisie. Pour un micro-entrepreneur, il garantit que le livre des recettes et la déclaration de chiffre d'affaires correspondent aux encaissements réels, ce que l'URSSAF et l'administration fiscale vérifient en cas de contrôle. Avec les offres Pro et Business, Abby synchronise votre compte bancaire chaque jour et, quand vous encaissez une facture, vous suggère les transactions qui peuvent correspondre.
Les glossaires voisins
Le vocabulaire de la réforme s'appuie sur celui de la facture et de la TVA.
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